Comunicación en la empresa: tipos, características y herramientas.

El contexto de una empresa es un ecosistema natural donde conviven personas en las que la correcta y organizada convivencia y la comunicación interna son factores clave para lograr el mayor rendimiento posible.

Cada vez más empresarios se dan cuenta de la importancia de la comunicación interna, esto se debe a que los empleados son un activo para la empresa y mantenerlos motivados ayuda a la productividad de esta. Por ello, es necesario cambiar la idea del liderazgo tradicional.

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Uno de los graves problemas que sufren una gran parte de las empresas es que gastan más tiempo y dinero tratando de educar a los consumidores sobre su marca, productos y servicios olvidándose de hacer lo mismo con su propia fuerza de trabajo o  lo que es lo mismo su propio cliente interno.

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Tener empleados mal informados sobre lo que está pasando internamente en la empresa representa un peligro considerable para la consecución de la estrategia de una organización y el futuro o los objetivos que se desean alcanzar.

Pero ¿Qué es la comunicación interna?

La comunicación interna puede definirse como  la forma en que una empresa interactúa con su gente y cómo estos interactúan con ella. Aquella que va dirigida al cliente interno, el empleado. Aparece debido a las nuevas necesidades de las compañías, en las que el empresario busca motivar a su equipo y retener a los mejores en un entorno empresarial cambiante.  

La comunicación interna integra todos aquellos procesos involucrados en la transmisión y recepción de información entre todos los miembros de una organización. Técnicamente debería tener lugar en varios niveles de la organización, así  puede clasificarse la comunicación como: vertical, diagonal u horizontal dependiendo de las partes involucradas.

¿Por qué es importante la comunicación interna?

La existencia de una comunicación fluida clara y transparente entre las diferentes áreas de una empresa solo puede traer ventajas como las siguientes:

  • La comunicación interna asegura el entendimiento mutuo entre los diferentes niveles jerárquicos.

  • Los objetivos de la empresa pueden explicarse a todos los miembros de la organización de este modo cada individuo pueda conocer y entender sus objetivos y metas personales.

  • Genera un aumento considerable de la motivación y el concepto de fidelidad de los empleados hacia la organización. Cuanto más alto sea el nivel de compromiso de los empleados, más altos serán los niveles de moral en los mismos empleados.

  • Facilita el intercambio de opiniones y feedback, maximizando el conocimiento interno del estado de cada área de gestión de la empresa.

Tipos de comunicación interna

Puede desarrollarse diferentes clasificaciones de comunicación interna atendiendo a distintos matices y conceptos. Pero creemos que la más comprensible y eficaz es la siguiente:

  • Comunicación descendente. Este tipo de comunicación es aquella que fluye desde los “altos mandos” de una organización hacia los más bajos. Los mensajes comienzan en los niveles superiores de la jerarquía organizacional y se mueven hacia abajo hacia los niveles inferiores. Posee ciertas ventajas: mantiene una disciplina organizativa y jerárquica, asegura una mayor eficiencia porque las instrucciones y la información provienen de las fuentes de más nivel. También este tipo de comunicación acusa ciertas desventajas entre ellas una posible distorsión del mensaje si este recorre diferentes niveles de organización.

  • Comunicación ascendente. En este caso, la información y los mensajes comienzan en la parte de debajo de la escala jerárquica organizativa. Este tipo de comunicación se caracteriza por fomentar la retroalimentación y las opiniones. Además fortalece la confianza, a medida que crece la confianza, las relaciones entre empleados y directivos se fortalecen. Entre sus desventajas destaca la facilidad con la que el mensaje pueda ser desatendido, riesgo de distorsión del mensaje o el retraso o lentitud con el que la información recorre el camino ascendente.

  • Comunicación horizontal. Es la transmisión de información entre personas, divisiones, departamentos o unidades dentro del mismo nivel de jerarquía organizativo. Una gran ventaja es que disminuye los malentendidos entre los departamentos que trabajan en el mismo proyecto, lo que aumenta la eficiencia y la productividad. La comunicación horizontal facilita el trabajo en equipo al aumentar la satisfacción laboral y la motivación. Una desventaja de este tipo de comunicación es que puede resultar, para los altos mandos, un problema controlar el flujo y calidad de la información.

Herramientas para desarrollar una óptima comunicación interna

Conocer la importancia de la comunicación interna es muy importante pero es aún más significativo saber cómo canalizar este tipo de información e ideas a lo largo de la empresa.

Las nuevas tecnologías han ayudado a crear una serie de alternativas muy novedosas y efectivas para poder dar un formato más que óptimo a la comunicación interna. Veamos algunos ejemplos de herramientas para facilitar la comunicación internas en las nuevas empresas:

  • Intranet. En la época de las nuevas tecnologías y el Big Data una buena intranet ayuda a establecer contenido categorizado y facilita la búsqueda de importante y valiosa información.

  • Newsletter. Indispensables en la rutina de las empresas. Son ideales para enviar a tus empleados noticias interesantes sobre el sector para que se mantengan al día, eventos a los que asiste la empresa, valores o conceptos que quieres transmitir, testimonios o novedades en la empresa.

  • Redes sociales corporativas. Esta herramienta ayuda a los empleados a interactuar y colaborar provocando un acercamiento entre ellos. Además de permitirles de forma más rápida y eficaz la comunicación, con la posibilidad de abrir grupos de conversación por equipos.

  • Buzón de sugerencias. Esta nos ayuda a recoger las ideas, feedback u opiniones de los empleados, sabiendo cosas que pueden ser de gran ayuda para la empresa. Puede ser en formato físico o virtual. La opinión del empleado es vital para la evolución y el desarrollo de la empresa.

  • Reuniones. Es una de las herramientas de comunicación más utilizada por los empresarios. Sirve para que los altos cargos interactúen con el personal, y así acercarse al equipo. Pudiendo informar, capacitar, motivar o coordinar nuevos objetivos. La previa planificación de estas y la buena decisión del lugar de su realización son puntos a favor.

Reuniones, manuales de bienvenida, correos electrónicos… existen muchas formas de canalizar la comunicación interna. Cada soporte aportará ciertas características y calidad del mensaje que será positivo para el rendimiento final de la empresa. Si necesitas más información acerca de la comunicación interna no dudes en ponerte en contacto con nosotros.

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