Comunicación interna en la empresa. Tipos, características y herramientas

El contexto de una empresa es un ecosistema natural donde conviven personas en las que la correcta y organizada convivencia y la comunicación interna son factores clave para lograr el mayor rendimiento posible.

Cada vez más empresarios se dan cuenta de la importancia de la comunicación interna, esto se debe a que los empleados son un activo para la empresa y mantenerlos motivados ayuda a la productividad de esta. Por ello, es necesario cambiar la idea del liderazgo tradicional.

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La comunicación es importante en cualquier ámbito, sin ella no transmitimos nada… esto llevado al contexto empresarial se traduce en un factor decisivo para una mejor comprensión de las ideas y con ello mejorar el rendimiento y productividad. Por eso, tener un plan de comunicación interna en una empresa es importantísimo.

La comunicación se establece como un recurso fundamental para mejorar las condiciones de trabajo de todas las áreas de una empresa. Si ya es importante comunicar desde la empresa al exterior, que es un segmento muy trabajado por las actuales compañías, mucho más necesario y directo es todo aquello relacionado con la comunicación interna.

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Lo que pasa dentro de una empresa, en cada departamento, ha de ser una información fluida, transparente y que posea las fuentes necesarias para poder transmitirla.

Las ideas o filosofía de una empresa también beben del modo y forma con el que se realiza la comunicación interna entre las partes interesadas.

La comunicación interna aporta un valor incalculable para la mejora del rendimiento además de favorecer unas mejores condiciones de trabajo.

Uno de los graves problemas que sufren una gran parte de las empresas es que gastan más tiempo y dinero tratando de educar a los consumidores sobre su marca, productos y servicios olvidándose de hacer lo mismo con su propia fuerza de trabajo o  lo que es lo mismo su propio cliente interno.

Tener empleados mal informados sobre lo que está pasando internamente en la empresa representa un peligro considerable para la consecución de la estrategia de una organización y el futuro o los objetivos que se desean alcanzar.

Pero ¿Qué es la comunicación interna?

La comunicación interna puede definirse como  la forma en que una empresa interactúa con su gente y cómo estos interactúan con ella. Aquella que va dirigida al cliente interno, el empleado. Aparece debido a las nuevas necesidades de las compañías, en las que el empresario busca motivar a su equipo y retener a los mejores en un entorno empresarial cambiante.  

La comunicación interna integra todos aquellos procesos involucrados en la transmisión y recepción de información entre todos los miembros de una organización. Técnicamente debería tener lugar en varios niveles de la organización, así  puede clasificarse la comunicación como: vertical, diagonal u horizontal dependiendo de las partes involucradas.

En otras palabras, podemos decir que las comunicaciones internas tienen que ver con la promoción de comunicaciones efectivas entre las personas dentro de una empresa; desde los mensajes del día a día hasta anuncios de nuevas políticas o eventos.

La desinformación en el entorno laboral es uno de los primeros rasgos negativos entre los empleados, siendo un actor partícipe en el bajo rendimiento.

¿Por qué es importante?

Con lo expuesto hasta ahora es muy fácil establecer el grado de importancia de la comunicación interna.

Es un factor básico y repercute enormemente en los diferentes procesos de negocio de una empresa, una mejor comunicación interna mayor es el ámbito de rendimiento.

La comunicación interna es responsabilidad de los departamentos de Recursos Humanos, marketing o relaciones públicas, pero todos los departamentos de una organización pueden contribuir a ella.

A medida que pasa el tiempo, una estrategia de comunicación interna va cumpliendo objetivos y estableciendo nuevos retos con el fin de lograr la máxima eficiencia posible.

Utilidad

Existe una gran utilidad en todo esto: el deseo de informar y de ser informados en todo aquello relacionado con la empresa.

Un sistema de comunicaciones internas que funcione bien es eficaz para motivar a los empleados a esforzarse continuamente por alcanzar el objetivo común de la organización.

La comunicación interna define como la empresa se comunica y establece el camino bidireccional de la información. 

Ventajas

Son todo ventajas lo que ofrece la comunicación interna, mejorando abiertamente la gestión de una empresa:

Promueve y mantiene la información

La primera ventaja es obvia, mantiene al personal informado. Los empleados desean información sobre la empresa para la que trabajan, los proyectos en los que están trabajando y los objetivos generales de ambos.

Aquellas empresas  con una comunicación ineficaz y oscura, pierden rendimiento y el compromiso de los empleados.

Crea y desarrolla la cultura empresarial

En cierto sentido, la función principal de las comunicaciones internas es ayudar a que la cultura de su empresa sea transparente y cercana.

Mostar las ideas y los valores de una empresa de un modo transparente ayuda a crear la cultura de empresa. La cultura empresarial se conforma por ambas partes, el lado de la empresa necesita la comunicación interna para mostrar todo su mensaje.

Crea compromiso

La información hace que el empleado sepa de la empresa  y pueda expresar sus opiniones. Esto lo hace sentir parte de  todo y mostrar una mayor empatía y compromiso con la empresa.

Este compromiso deriva en lealtad y en una mayor capacidad de retención del talento

Mejor ambiente de trabajo

Un entorno de trabajo saludable debe ser siempre un objetivo principal de una empresa. Un sistema de comunicaciones internas eficaz fomenta un entorno de trabajo abierto, comunicativo y transparente, generando una ventaja competitiva de gran valor.

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Tipos de comunicación interna

Puede desarrollarse diferentes clasificaciones de comunicación interna atendiendo a distintos matices y conceptos. Pero creemos que la más comprensible y eficaz es la siguiente:

Comunicación descendente:

Este tipo de comunicación es aquella que fluye desde los “altos mandos” de una organización hacia los más bajos. Los mensajes comienzan en los niveles superiores de la jerarquía organizacional y se mueven hacia abajo hacia los niveles inferiores. Posee ciertas ventajas: mantiene una disciplina organizativa y jerárquica, asegura una mayor eficiencia porque las instrucciones y la información provienen de las fuentes de más nivel. También este tipo de comunicación acusa ciertas desventajas entre ellas una posible distorsión del mensaje si este recorre diferentes niveles de organización.


Comunicación ascendente:

En este caso, la información y los mensajes comienzan en la parte de debajo de la escala jerárquica organizativa. Este tipo de comunicación se caracteriza por fomentar la retroalimentación y las opiniones. Además fortalece la confianza, a medida que crece la confianza, las relaciones entre empleados y directivos se fortalecen. Entre sus desventajas destaca la facilidad con la que el mensaje pueda ser desatendido, riesgo de distorsión del mensaje o el retraso o lentitud con el que la información recorre el camino ascendente.


Comunicación horizontal:

Es la transmisión de información entre personas, divisiones, departamentos o unidades dentro del mismo nivel de jerarquía organizativo. Una gran ventaja es que disminuye los malentendidos entre los departamentos que trabajan en el mismo proyecto, lo que aumenta la eficiencia y la productividad. La comunicación horizontal facilita el trabajo en equipo al aumentar la satisfacción laboral y la motivación. Una desventaja de este tipo de comunicación es que puede resultar, para los altos mandos, un problema controlar el flujo y calidad de la información.

 

Por lo tanto, estamos viendo que existen diferentes formas de canalizar la comunicación interna, cada una de estas formas de comunicación deben ser desarrolladas bajo una estrategia capaz de ser lo más completa y efectiva posible.

De estas estrategias de comunicación interna  se desglosa el éxito y eficacia de la comunicación interna. Veamos un poco más sobre la importancia de este tipo de comunicación y cómo generarla del mejor modo posible.


Herramientas para desarrollar una óptima comunicación interna

Conocer la importancia de la comunicación interna es muy importante pero es aún más significativo saber cómo canalizar este tipo de información e ideas a lo largo de la empresa.

Las nuevas tecnologías han ayudado a crear una serie de alternativas muy novedosas y efectivas para poder dar un formato más que óptimo a la comunicación interna. Veamos algunos ejemplos de herramientas para facilitar la comunicación internas en las nuevas empresas:

  • Intranet. En la época de las nuevas tecnologías y el Big Data una buena intranet ayuda a establecer contenido categorizado y facilita la búsqueda de importante y valiosa información.

  • Newsletter. Indispensables en la rutina de las empresas. Son ideales para enviar a tus empleados noticias interesantes sobre el sector para que se mantengan al día, eventos a los que asiste la empresa, valores o conceptos que quieres transmitir, testimonios o novedades en la empresa.

  • Redes sociales corporativas. Esta herramienta ayuda a los empleados a interactuar y colaborar provocando un acercamiento entre ellos. Además de permitirles de forma más rápida y eficaz la comunicación, con la posibilidad de abrir grupos de conversación por equipos.

  • Buzón de sugerencias. Esta nos ayuda a recoger las ideas, feedback u opiniones de los empleados, sabiendo cosas que pueden ser de gran ayuda para la empresa. Puede ser en formato físico o virtual. La opinión del empleado es vital para la evolución y el desarrollo de la empresa.

  • Reuniones. Es una de las herramientas de comunicación más utilizada por los empresarios. Sirve para que los altos cargos interactúen con el personal, y así acercarse al equipo. Pudiendo informar, capacitar, motivar o coordinar nuevos objetivos. La previa planificación de estas y la buena decisión del lugar de su realización son puntos a favor.

Cómo elaborar un plan de comunicaciómn interna

Como hemos dicho anteriormente, la comunicación interna no debe ser una tarea improvisada ni aleatoria para días sueltos.

Una óptima y profesional comunicación interna se sustenta bajo  una estrategia o plan de comunicación interna… ¿Por dónde empezar? Te damos las claves:

¿Qué información se quiere compartir?

Toda estrategia de comunicación interna debe cubrir los tipos de información que se quieren compartir con los empleados: Objetivos, reconocimientos, logros, información sobre cambios, etc…

Directrices sobre transparencia

En toda comunicación se va a tener información y datos para compartir y otros que no puede serlo.

Es muy importante, tener una idea clara de lo que se quiere compartir y lo que se desea mantener en privado o compartir más adelante.

Independientemente del nivel de transparencia que adopte como parte del plan de comunicación interna, es básico ser siempre auténtico y directo a comunicar con los empleados.

Establecer un horario de comunicaciones

Las comunicaciones cuanto más organizadas, mayor solidez y estabilidad darán a las partes interesadas.

Este hecho lo marcará de forma directa el tipo de fuente o vía de comunicación a utilizar.

Canales de comunicación

Cuanto más rico sea el catálogo de canales de comunicación mejor se llegará los destinatarios. Así pues podemos encontrar: mensajería interna de la intranet de la empresa, publicaciones en redes sociales, aplicaciones móviles, video y correo electrónico.

El tipo de canal a utilizar, está vinculado directamente al tipo de nicho demográfico de la empresa, la gente joven está más abierta a opciones innovadoras que los empleados de mayor edad.

Además de todo esto, se deben asignar los responsables de la creación del plan de comunicación interna, los cuales deben ser capaces de  mantener los objetivos y fijar nuevos retos en la comunicación de la empresa.

La comunicación interna es un proceso  en continua evolución que a medio y largo plazo ofrece muchas ventajas para ambas partes interesadas y participes en la propia comunicación.

¡¡NO esperes más y crea el plan de comunicación interna de tu empresa!!

Reuniones, manuales de bienvenida, correos electrónicos… existen muchas formas de canalizar la comunicación interna. Cada soporte aportará ciertas características y calidad del mensaje que será positivo para el rendimiento final de la empresa. Si necesitas más información acerca de la comunicación interna no dudes en ponerte en contacto con nosotros.

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