Departamentalización de las empresas

¿Qué lleva a una empresa a lograr el éxito? Ante esta pregunta siempre se lleva la respuesta hacia los logros externos en forma de venta, marketing, etc… pero el factor más importante que poseen todas las empresas con éxito está en su propia naturaleza.

Estamos hablando de su propia estructura organizativa y funcional. Una  empresa bien diseñada y funcionalmente organizada, posee un rendimiento en todas sus áreas mucho más importantes que otros negocios con una formación invisible o desestructurada de su organigrama funcional.

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No todas las funciones dentro de una empresa son iguales y estas deben diferenciarse y organizarse de un modo óptimo para ser mucho más precisos y eficaces en el día a día.

La departamentalización de las empresas se sitúa como una eficaz respuesta para tratar de poseer una organización profesional y  útil  en el seno de todo negocio.

Veamos un poco más sobre qué es la departamentalización empresarial y cómo puede ser la base donde comenzar a generar un mayor rendimiento y productividad.

¿Qué es la departamentalización?

El concepto no es muy complejo de entender, departamentalización es una palabra que se refiere a departamentos o áreas de trabajo de una empresa.

Así pues, podemos definir la departamentalización como aquel proceso en el que se combinan unidades funcionales denominadas departamentos en función de su área de especialización, para lograr los objetivos de la empresa.

Estamos hablando de un proceso estructural organizativo en el que las empresas se dividen en partes orientadas hacia las mismas tareas con el fin de sacar el máximo rendimiento  en paralelo a los objetivos prefijados.

Por lo tanto se determinan las funciones, así como el personal que se encargará de llevarlas a cabo. Cada especialidad funcional y especialistas formarían parte de un departamento o área.

Con todo, se desarrolla una escala organizativa, funcional y jerárquica generándose las dependencias pertinentes para cada caso: departamentos como; producción, marketing, finanzas, recursos humanos, investigación y desarrollo… son una muestra muy común de departamentalización en una empresa. 

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¿Por qué se hace necesaria la departamentalización de las empresas? 

Para ser un poco más concretos y precisos podemos enumerar una serie de objetivos que te van ayudar a entender mejor este proceso:

  • Especialización de las tareas. Cuanta más especialización y detalle en las tareas, mayor capacidad de generar rendimiento existe. La dispersión de las funciones es un gran mal que afecta a muchas organizaciones.
  • Simplificar el proceso y las operaciones de la empresa. De la mano del objetivo anterior, la departamentalización ofrece la facilidad de facilitar los procesos funcionales de la empresa, haciéndolos mucho más monitoreables cuantificables.
  •  Óptima gestión del control. Una estructura departamental  posee una mayor facilidad en la gestión de su control. En eso no hay ninguna duda.

En definitiva, la departamentalización de las funciones de la empresa, generan una mayor eficacia y fluidez productiva, además de aumentar notablemente la capacidad de control y resolución de conflictos en cada departamento.

Cómo crear una estructura por departamentalización

Realmente no es un proceso muy complejo, obviamente necesita de un  análisis y estudios de las funcionalidades de la empresa y la identificación de las tareas que se desarrollan.

Aquellas tareas que puedan definirse como similares dentro de un grupo, pueden entrar en un primer departamento o área funcional.

De este modo, se irá creando un primer borrador de departamentos, empleados y todo el protocolo de jerarquías entre ellos.

La departamentalización debe seguir unas pautas, que permitan crear una estructura lo más detallada y eficaz posible.

De este modo, existen diferentes tipos de departamentalización que marcan la pauta para ir creando las diferentes áreas y departamentos de la empresa

¿Cuáles son estos tipos de departamentalización? Lo vemos

Tipos de departamentalización

Por lo general, existe una conocida relación de tipos de departamentalización que son el verdadero esquema para crear, con todas las garantías, una estructura profesional de departamentalización. Son los siguientes tipos.

Por funciones

También conocido como departamentalización funcional, agrupa funciones o tareas que involucran a actividades similares. Permite dotar de personal a todos los puestos con expertos en la materia y facilitando la coordinación y la integración

Por productos/servicios

Estructura que se caracteriza por analizar y diseñar su estructura en base a los productos o servicios que se ofrecen al mercado.

Puede decirse que cada área o departamento, incluye a las partes interesadas relacionadas con el mismo producto.

Por clientes

Organización en base a las actividades de la empresa que trabajan interactuar con clientes o grupos de clientes específicos. Es un buen método cuando se tienen grandes clientes y poco numerosos, especializando departamentos en ofrecer la mejor relación posible con ellos.

Geográfica

Muy utilizada en empresas donde existe una densa localización de tareas y actividades. Depende mucho del tipo de negocio u actividad que se realicen, teniendo muy en cuenta la segregación geográfica de su mercado.

Por proyectos

No tiene más misterio que agrupar aquellas partes responsables para determinados proyectos. De este modo cada proyecto o trabajo, posee su propia área o departamento. De gran visibilidad y fácil monitorización.

Matricial

Suena raro, pero no lo es tanto. La departamentalización matricial intenta combinar el diseño de departamentalización funcional y de proyectos para mejorar la sincronización de todas las partes interesadas distribuidas para un objetivo común. Facilita la resolución de problemas y mejora la calidad del servicio.

Por procesos

Se trata de un modo de organización mucho más detallado que incide en los procesos propios de cada tarea en todo proyecto. De este modo, se hace una clase de auditoría funcional que mejora el rendimiento y la producción.

Ventajas de crear una departamentalización de tu empresa

Puede decirse que a medida que un negocio o empresa crece, van creándose pequeños procesos de departamentalización de su metodología de trabajo.

La departamentalización ha de verse como una tarea natural y necesaria para mejorar frente a las necesidades y objetivos de un negocio.

Por lo tanto, existen una serie de ventajas necesarias y deseables, que un proceso de departamentalización puede ofrecer ¡Toma nota!

  • Especialización.  Al realizarse una actividad específica para cada área funcional, lo que se logra e s una ventajosa especialización de las funciones.
  • Mejor Servicio al Cliente. Cuanto mayor especialización de los empleados y tiempo para ejercer sus funciones específicas se mejora todo lo relacionado con el servicio, en especial con el trato y satisfacción final del cliente.
  •  Evaluación del Rendimiento. Gracias a la departamentalización es mucho más fácil y eficaz desarrollar las evaluaciones de desempeño. La monitorización del rendimiento es cuantificable, pudiendo desarrollar las tareas correctivas necesarias.
  • Gestión de la Responsabilidad. Cada departamento posee sus tareas y objetivos y con ellos su responsabilidad. De este modo se fija la responsabilidad en el lugar adecuado, sin sufrir escenarios dispersos que no ayudan a solucionar problemas.
  • Optimización de Recursos. La organización mediante departamentos ayuda a controlar y organizar del mejor modo posible los recursos de la empresa, sabiendo lo que es y no es necesario para cada situación.
  • Control eficiente. Posiblemente la ventaja más llamativa, es la posibilidad de ejercer un mejor control de las actividades de la empresa, teniendo siempre el foco puesto  en la realidad funcional del negocio.

La departamentalización puede marcar las diferencias en el rendimiento final de una empresa, pues influye no solo en el ámbito funcional, además es clave para un mejor rendimiento y ofrecer un ambiente de trabajo serio y responsable para facilitar el crecimiento  progresivo del negocio.

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