Departamentos de una empresa y sus funciones

Las empresas no son solo rentables por ofrecer una idea de negocio innovadora y demandada por el mercado, si esto fuera así, la receta mágica del éxito sería sencilla.

Una de las grandes características que definen a una empresa  de éxito a largo plazo es su capacidad de gestión y organización de la misma.

La organización de una empresa así como la inclusión de los distintos departamentos de los que formará parte, está vinculado directamente a las funciones que se desean desarrollar en cada uno de ellos.

Los departamentos de una empresa serán la base de la creación de las diferentes estructuras organizativas y organigramas.

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Todas las empresas, sin importar el tamaño, necesitan algún tipo de estructura organizativa para funcionar correctamente. Las empresas sin una estructura organizativa establecida tienen problemas para implementar las políticas de la empresa y operar a niveles de producción eficientes

Sin una buena selección e identificación de los departamentos de una empresa, habrá graves consecuencias para el negocio, sobre todo a nivel organizativo y de la jerarquización de las responsabilidades.

Todo empieza con los departamentos, elemento crucial para elaborar una buena estructura organizativa y funcional. Sigue leyendo y te mostramos todo lo que debes saber sobre los departamentos de una empresa.

¿Qué es un departamento dentro de una empresa?

El término departamento puede abarcar una amplia variedad de significados, dentro de una empresa hace referencia a las partes en las que se estructura una empresa.

Cada departamento posee diferentes funciones, todas ellas relacionadas con la actividad y gestión de la empresa.

No se entiende la óptima gestión de una empresa sin una correcta relación de departamentos, donde sus funcionalidades estén bien definidas.

Los procesos de negocio de una empresa se llevan a cabo por áreas funcionales representadas por los departamentos, los cuales tienen la tarea de plasmar un enfoque específico y efectivos de las necesidades y objetivos finales.

Al principio, probablemente no se tenga una organización  muy clara, pero a medida que un negocio crezca, las diferentes tareas y responsabilidades deberán delegarse a las diversas áreas funcionales del negocio/departamentos.

La división de una empresa en departamentos, no solo es óptima para una mejor eficiencia y productividad, a nivel económico  favorece una mejor gestión de los gastos e ingresos por departamento.

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Tipos y funciones de los departamentos dentro de una empresa

Para establecer  e  introducir los la organización departamental más eficiente para tu empresa, lo primero es tener muy en cuenta las diferentes funciones y empleados que las desempeñarán.

De este modo se puede hacer un primer boceto de organigrama empresarial que será fundamental para interiorizar el listado de departamentos que compondrán la empresa.

Por lo general, podemos enumerar lo siguientes departamentos como fundamentales para definir el área funcional de una empresa:

Dirección

Los roles y responsabilidades de un departamento de Dirección varían de una compañía a otra, a menudo dependiendo de la estructura organizacional y / o el tamaño de la misma.

Empresas de tamaño medio y grande, el departamento de Dirección se ocupa de la estrategia corporativa de alto nivel y las decisiones importantes de la empresa. El resto de las tareas se delegan a otros gerentes o departamentos.

Entre otras funcionalidades, podemos destacar las siguientes:

  • Liderar el desarrollo de la estrategia de la empresa a corto y largo plazo.
  • Crear e implementar la visión y futuro de la empresa u organización
  • Evaluar el trabajo de otros departamentos y asegurar la consecución de objetivos.
  • Labores de reclutamiento de talento.

Se trata del departamento de más alta responsabilidad y de él se deslizarían los demás departamentos.

Administración

Se trata del departamento encargado de realizar todas aquellas funciones de carácter administrativo de una empresa.

Puede decirse que su objetivo es administrar de un modo correcto los recursos financieros y humanos  de una compañía.

Por lo tanto, su ámbito de actuación es muy amplio y se relaciona con un gran abanico de tareas:

  • Asignar los recursos a los diferentes departamentos de una empresa.
  • Gestión y liquidación de impuestos.
  • Recepción y emisión de las facturas.
  • Gestión general de los pagos y cobros.

Recursos humanos

El departamento de recursos humanos es clave para ofrecer futuro y continuidad a la empresa. Las labores de reclutamiento son las más conocidas y poseen un peso específico en la compañía.

Deben asegurarse de que las personas que reclutan tengan las habilidades, la experiencia y las calificaciones adecuadas en función de lo que la empresa necesita.

Además de la contratación y la dotación de personal, RR.HH, también está a cargo de las principales áreas como compensación y beneficios, capacitación y aprendizaje, relaciones laborales y de empleados, y desarrollo de la organización.

Producción

Cuando se habla de departamento o departamentos de producción se hace referencia a aquellos cuya labor es  la elaboración de los productos o servicios de una empresa.

Así pues, sus tareas están vinculadas a producir y mejorar las labores de producción:

  • Planificación y ejecución de los procesos productivos.
  • Minimizar y optimizar costes.
  • Innovación y control de calidad.

Los departamentos de compras ocupan un lugar prioritario en el área de producción de una empresa, realizando tareas vinculadas con proveedores y relativas a la cadena de suministro.

Comercial y Ventas

El departamento de ventas consta de un conjunto de actividades y procesos comerciales que ayudan a una empresa a funcionar de manera efectiva, eficiente y en apoyo de las estrategias y objetivos comerciales.

El departamento de ventas generalmente incluye ventas, soporte de ventas u operaciones comerciales.

El objetivo principal es realizar ventas de la manera más eficiente y económica posible. La retención a los clientes existentes es tan importante como la adquisición de nuevos clientes, si no más.

En definitiva, Cuanto mejor sea la tasa de conversión de ventas y la tasa de retención, mayor será el crecimiento que presenciará la empresa.

Marketing y publicidad

A día de hoy, una empresa sin un departamento de marketing o al menos un departamento a cargo del marketing es inconcebible. Todas las empresas son conscientes de que necesitan transmitir su mensaje al cliente a través del departamento de marketing.

¿Qué funciones desarrolla un departamento de marketing? Entre otras muchas, podemos destacar:

  • Definición y gestión de la marca de empresa
  • Gestión y monitorización de redes sociales.
  • Creación de contenido para el sitio web.
  • Rol de Enlace para los medios.
  • Producir comunicaciones de marketing internas para los empleados…

El entorno online es una pieza básica para las empresas, con un buen departamento de marketing toda esta área estará bien cubierta.

Contabilidad y finanzas

El departamento de contabilidad y finanzas está en el centro de cualquier empresa y es responsable de garantizar la gestión financiera eficiente y los controles financieros necesarios para respaldar todas las actividades comerciales.

Algunas de las funciones principales del departamento de contabilidad y finanzas, bajo el control general del director de finanzas pueden ser:

  • Diseño y mantenimiento de los sistemas financieros.
  • Gestión de todas las transacciones vinculadas a las acciones de una empresa.
  • Control nóminas y sueldos.
  • Elaboración de presupuestos.
  • Contabilidad de gestión, análisis y el control de la información financiera para ayudar en las operaciones diarias de una organización

I+D

La innovación y los procesos de mejora continua de las diferentes áreas de una empresa, son los objetivos claves de un departamento de I + D.

I + D también trata del análisis y una comprensión sólida de las condiciones actuales dentro de un sector o mercado específico.

Al invertir en I+D, una empresa está invirtiendo en tecnología y capacidades futuras, transformándolas en nuevos procesos, productos y servicios.

Transformación digital, planificación de la innovación, creación de una cultura de innovación, identificación de oportunidades… son algunas de las funciones de este importante departamento.

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Organigrama de los departamentos de una empresa

Una vez definido los principales departamentos de una empresa, se debe de plasmar de un modo organizativo  y funcional. Esto es posible con la elaboración de un organigrama.

Un organigrama muestra la estructura interna de una organización o empresa. Los empleados y los puestos están representados por cuadros u otras formas, que a veces incluyen fotos, información de contacto, correo electrónico y enlaces a páginas, iconos e ilustraciones. Las líneas rectas unen los niveles y vínculos jerárquicos entre ellos.

Es una representación visual de cómo una empresa pretende que la autoridad, la responsabilidad y la información fluyan dentro de su estructura organizativa.

Por lo general, representa diferentes funciones de gestión (contabilidad, finanzas, recursos humanos, marketing, producción, I + D, etc…).

Existen diferentes tipos de organigrama para mostrar la organización de una empresa. Entre los más comunes está el denominado organigrama funcional:

Organigrama funcional

Esta es una estructura tradicional de arriba hacia abajo con la dirección en la parte superior, seguido por otros altos directivos y gerentes intermedios con el mayor poder e influencia en la empresa.

Cuanto más se descienda en el organigrama en la organización, menor “poder”  tienen los empleados. Las personas se dividen en departamentos según su función o conjunto de habilidades dentro de la empresa.

Es el más fácil de entender y leer y el más utilizado por las empresas. Existen otros tipos de organigrama: radial, circular, horizontal… cambia su diseño y el modo de presentar la información.

La elección de un tipo de organigrama u otro, depende exclusivamente de las necesidades a cubrir.

Todo comienza por la definición de los departamentos que desarrollaran las distintas funcionalidades. A partir de ahí  se desarrollará la organización funcional de una empresa, valor clave para una mayor efectividad.

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