La organización es un pilar básico en diferentes aspectos de la vida, en entornos empresariales y de negocios, es fundamental para poseer una línea sólida y funcional de marca.
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Ya sea una startup con 20-50 empleados o una gran empresa con más de 3000 empleados, la estructura organizativa ayuda a administrar eficazmente al personal y ofrecer una clara transparencia en cuestiones de flujos de información y autoridad y jerarquía.
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El organigrama de una empresa dicen mucho con un simple golpe de vista, los beneficios que aporta tanto a la empresa como a los propios empleados es mayúscula, siendo vital para aumentar el entendimiento de la cultura y filosofía empresarial.
Si eres de las personas que crees que un organigrama no es algo a tener en cuenta, sigue leyendo y obtendrás todas las respuestas para que cambies de opinión.
¿Qué es un organigrama de una empresa?
Un organigrama es una representación visual de la jerarquía del personal y la estructura y flujo de la información dentro de una empresa.
Es posible identificar de un modo directo las diferentes relaciones entre funciones, departamentos, equipos e individuos. En otras palabras, una imagen clara de la cadena de mando, el flujo de autoridad y la comunicación de arriba a abajo.
Generalmente, se estructuran en forma de pirámide y se organizan jerárquicamente con el jefe de la empresa en la parte superior. Las líneas se utilizan para conectar a las personas con su gerente o supervisor.
No existen reglas estrictas y rápidas para hacer un organigrama. Mientras el gráfico esté organizado por rango con ramas claras que exhiban relaciones con los empleados, el dibujo en está abierto a muchas posibilidades creativas dependiendo de la industria, el número de empleados, etc…
El organigrama refleja la estructura de una empresa, sus niveles y fuerza laboral, lo que facilita la comprensión organizativa y funcional, siendo una verdadera hoja de ruta para los nuevos empleados y un recurso eficaz para la empresa.
¿Cómo hacer un organigrama de empresa paso a paso?
Crear un organigrama no es una tarea compleja, tan solo requiere un ejercicio de análisis para saber qué es lo que se quiere hacer y cómo se desea plasmarlo en el organigrama.
Veamos unos sencillos pasos que te ayudarán a dibujar un profesional y efectivo organigrama para tu empresa.
1.- Objetivo del organigrama
En primer lugar, es necesario conocer qué usos se van dar al organigrama. Es decir, qué objetivos va a cumplir cuando este sea leído por cualquier persona (empleados, gerentes, etc…).
La definición de roles, responsabilidades y mando jerárquico suelen ser el objetivo más común a la hora de plantearse la realización de un organigrama.
Mostrar la organización interna y su valor plasmado en el organigrama es el valor objetivo más buscado.
2.- Tipo de Organigrama
Como hemos comentado anteriormente, una de las grandes ventajas de los organigramas es su tremenda flexibilidad. Así pues, es posible encontrar diferentes tipos de organigrama, recogiendo aquel que responda más eficazmente a nuestras necesidades:
- Vertical. Posiblemente sea el tipo de organigrama más utilizado, muestra la organización en forma de pirámide de arriba abajo.
- Horizontal. En este caso, la jerarquía es mostrada de izquierda a derecha.
- Mixto. Combinación entre los dos tipos anteriores.
- Circular. Formato en el que el más alto mando se sitúa en el centro y alrededor el resto de la jerarquía.
- Escalar. El uso de sangrías marca quien tiene la mayor autoridad. Sin líneas que unan la autoridad. También llamado organigrama Tabular.
- Radial. Muestra un aspecto similar al organigrama circular con la diferencia de estar diseñado para mostrar el trabajo en equipo.
3.- Tipo de Estructura de Organigrama
Decidido el tipo de organigrama, toca hablar de la estructura. Con la estructura definimos con más detalle lo que se quiere mostrar en el organigrama.
Así pues, para un mejor entendimiento, ofrecemos los diferentes tipos de estructura a aplicar a un organigrama:
- Tipos de cliente. Organización basada según el tipo de cliente de la empresa.
- Por Producto. Muestra que producto está bajo la supervisión de un determinado empleado o directivo.
- Geográfica. Organización funcional basada en territorios.
- Funcional. Organigrama basado en las funciones y departamentos de una empresa.
Como puedes ver existe un gran amplio rango de posibilidades que el organigrama puede ofrecer a una empresa. Por ello es importante tener muy claro qué tipo de información se desea mostrar a la otra parte, de este modo el diseño del organigrama será mucho más eficaz y acertado.
4.- Creación del organigrama
Un organigrama puede ser creado de muy diferentes formas. Con un primer boceto a papel y lápiz es posible profesionalizar la idea de un modo sencillo:
Organigrama en Word
Esta es una de las opciones más sencillas para diseñar un organigrama ¡Toma nota!:
- En Word, pestaña Insertar => SmartArt
- Selecciona la categoría “Jerarquía” y escoge el diseño de organigrama que más se identifique con tu idea.
- Utiliza las herramientas de forma y texto para ir dando vida a tu organigrama.
Recuerda incluir información de cada miembro del organigrama:
- Foto
- Nombre
- Departamento
- Título profesional
- Información del contacto
Puedes utilizar otras interesantes herramientas para crear el organigrama: Canvas, Gliffy, Smartdraw…
No hay excusa, en todas ellas diseñar un organigrama es una tarea fácil y divertida.
Organigramas según el tamaño de la empresa
Muchas personas piensan que los organigramas están destinados a empresas con un cierto volumen de tamaño. Esto no es correcto, un organigrama es muy válido para todo tipo de empresas.
El organigrama muestra información clave para una mejor comprensión de presente y futuro de una empresa.
Organigramas para empresas pequeñas
Dependiendo de la etapa en la que se encuentre un negocio, un organigrama es siempre muy eficaz para hacer un seguimiento de dónde encaja cada empleado en el equipo.
Los organigramas ayudan a implementar una estructura a la pequeña empresa capaz de coordinar a los empleados con la estrategia y visión de la empresa.
A pesar de la menor complejidad funcional de una pequeña empresa, sin una estructura definida, las líneas pueden difuminarse y la cadena de comando podría volverse menos obvia.
Especialmente, el organigrama es vital en la empresa pequeña para mostrar a posibles inversores y socios que el negocio está organizado para el éxito y que se cumplen los roles cruciales, siendo elementos profesionales de cualquier plan de negocios.
Organigramas para empresas grandes
No es muy difícil entender que para una gran empresa expresar de forma transparente su organización jerárquica y funcional es importante como activo estratégico.
Reflejar de un modo claro el esqueleto organizativo de la empresa, permite asegurar que el capital humano de la empresa esté alineado con su estrategia y visión.
Para las grandes empresas, es una tarea de obligado cumplimiento la creación y revisión de un organigrama.
Ejemplo de organigramas de empresas
Suele decirse que existe un organigrama para cada empresa, en realidad lo que verdaderamente funciona es una análisis que defina perfectamente los roles funcionales de cada empresa.
El organigrama tan solo dibujará los resultados de ese análisis. Veamos algunos ejemplos de organigrama de los principales sectores empresariales
Organigrama de una empresa constructora
Las empresas constructoras suelen tener una amplia fuerza laboral operando en diferentes áreas funcionales.
La estructura organizativa debe marcar de forma detallada los roles y las relaciones operativas entre ellos.
Así pues, vamos a ofrecer un pequeño boceto de lo que puede ser un organigrama de una empresa constructora (modelo vertical):
Primer Nivel – Director Ejecutivo
Responsable máximo de la empresa, ya sea empleado o dueño de la misma. A partir de ahí se desliza todo el organigrama.
Segundo Nivel
Director de Proyectos
Responsable de programar y administrar cada proyecto de construcción. De esta figura dependen:
- Gerente de Proyectos
- Supervisor de Proyectos
- Coordinador de proyectos
- Supervisor civil
- Topógrafo
- Seguridad
Gerente de Compras
Responsable de las labores de compras para el desarrollo de los proyectos
- Materiales
- Suministros varios
Gerente de Ingeniería
Planificación del proyecto de construcción
- Ingeniero de calidad
- Diseño
- Costos
- Ingeniero de Planificación
- Ingeniero estructural
Director RRHH:
Recursos Humanos
- Personal
- Seguros
- Oficina
Director de Finanzas
- Contabilidad
- Caja
Director de Marketing
- Marketing
- Ventas
- Publicidad
De un modo sencillo es posible tener una idea clara de la estructura de una empresa constructora, agregando niveles dependiendo del rol y funciones.
Organigrama de una empresa comercial
En este caso, adoptaremos un organigrama capaz de mostrar los órganos directivos, los departamentos y la relación jerárquica entre ellos.
Así pues un esquema simple de organigrama de empresa comercial sería
Nivel superior – Dirección General
El rol y función más importante en la empresa, de él dependen todas las decisiones importantes y que afectarán a cada proceso de negocio
Nivel Medio
- Dirección Industrial. Procesos productivos
- Dirección Comercial. Marketing, Ventas, Logística, Distribución
- Dirección Financiera. Contabilidad, Tesorería, Gestión, Informática
- Dirección de RRHH. Nóminas, Personal, Relaciones Laborales, Formación.
De cada rama es posible adicionar roles y funciones, completando el organigrama
Organigrama de una empresa servicios
Las empresas de servicios tienen una estructura más descentralizada, flexibilidad y menos roles. Este hecho hace que lo más útil sea potar por un organigrama basado en servicios o procesos.
A partir de un nivel superior (propietario o similar) se pueden ligar diferentes áreas funcionales como:
- Gerencia de tecnologías de información. Apoyo funcional del tipo: sistemas de gestión para la venta minorista, recursos humanos y nómina, punto de venta electrónico.
- Gerencia de Recursos Humanos. Todos los roles y funciones relacionadas con el reclutamiento y capacitación de la empresa.
- Gerencia de Marketing. Investigación de mercado, publicidad, etc…
- Gerencia de Finanzas. Todo lo relacionado con las Finanzas y la Caja.
- Gerencia de Servicio al cliente. Funciones con el objetivo de mejorar los procesos.
Organigrama de una empresa de ropa
Una empresa de ropa puede ser de muy distinta naturaleza. De entre algunas opciones, nos hemos decido por esta alternativa de organigrama:
Nivel Superior – Dirección General
El rol más representativo e importante de la empresa.
Segundo Nivel
- Director de Diseño: Diseño de la línea de productos
- Diseñadores.
- Técnico de Calidad.
- Director de Compras. Responsable del procurement de la empresa
- Gerente de Compras
- Compra textiles
- Director de Ventas. Ventas y relación con clientes
- Gerente Regional
- Gerente Venta Viajes
- Desarrollo Industrial
- Marketing
Desarrollar un buen organigrama de una empresa depende de un primer análisis exhaustivo del objetivo del mismo. Para después estudiar las distintas áreas de una empresa y roles principales. Al final, obtendrás una imagen real y transparente de la fuerza de la empresa, facilitando su comprensión y crecimiento.
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