Gestión del tiempo en el trabajo. Consejos para optimizarlo

El tiempo es un recurso muy valioso tanto a nivel personal como profesional ¿aprovechamos bien el tiempo en el trabajo

Parece que nunca hay suficiente tiempo en el día. Pero, dado que todos tenemos las mismas 24 horas, ¿por qué algunas personas logran mucho más con su tiempo que otras? La respuesta está en la buena gestión del tiempo.

Esta gestión en del tiempo en el entorno laboral se hace especialmente relevante si atendemos a valores relacionados con el rendimiento y la productividad.

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La buena gestión del tiempo requiere un cambio importante en el enfoque de las actividades a los resultados: estar ocupado no es lo mismo que ser efectivo.

Es posible mejorar la capacidad para funcionar de manera más efectiva, incluso cuando el tiempo es escaso y las presiones son altas. Este es uno de los grandes objetivos  a conseguir al implementar una correcta gestión del tiempo. 

Veamos cómo es posible optimizar y gestionar el tiempo logrando una mayor eficiencia y control de nuestras tareas.

¿Qué es la gestión del tiempo?

El manejo del tiempo es el principal pilar de la productividad y de la efectividad en los negocios, tanto para las empresas como para los trabajadores freelance. Se trata de un proceso de planificación de las horas, que tiene por objetivo aumentar el rendimiento y la eficiencia en los trabajos.

La gestión del tiempo es de suma importancia en la metodología de trabajo de una empresa. Ayuda a planificar procesos y tareas dentro de un equipo además de identificar prioridades. También es un concepto primordial, ya sea en la vida privada o en el lugar de trabajo.

Dentro del contexto laboral la gestión del tiempo parte del propio celo del trabajo de cada profesional. Es aquí donde podemos encontrarnos con distintas formas de entender la gestión del tiempo.

Pero en definitiva, se refiere a la forma en que organiza y planifica cuánto tiempo dedica a actividades específicas.

Ventajas de una buena gestión del tiempo de trabajo

Los beneficios de una óptima gestión de tiempo laboral son muy interesantes:

  • Mayor productividad y eficiencia.
  • Una mejor reputación profesional.
  • Menos estrés.
  • Mayores oportunidades de avance.
  • Mayores oportunidades para alcanzar objetivos importantes de vida y carrera.

Mejorar la gestión del tiempo en el trabajo permite mejorar el rendimiento y alcanzar los objetivos deseados con menos esfuerzo y estrategias más efectivas.

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Causas de una mala gestión del tiempo

Cuando se piensa en mejorar la gestión del tiempo es que las cosas no se están haciendo bien  y puede llevar a situaciones más graves.

Un trabajador que no puede administrar su tiempo tiene el poder de crear conflictos en la oficina que podrían descontrolarse. Los plazos vencidos, las pérdidas financieras, las relaciones estresantes y la pérdida de trabajo son todos los resultados potenciales de las malas habilidades de gestión del tiempo.

A continuación, detallamos algunas de las principales causas de una mala gestión del tiempo:

  • Falta de organización: la organización es clave para gestionar el tiempo. Sin organización no sabrás qué realizar al terminar una tarea y, por tanto, perderás tiempo averiguando qué debes a hacer a continuación.
  • Comunicación ineficaz: una buena comunicación te puede ahorrar mucho tiempo. Si te comunicas correctamente con tus clientes, trabajadores, compañeros, etcétera, no habrá malentendido y, por lo tanto, se perderá mucho menos tiempo. ¿Cómo comunicar las cosas correctamente? ¡Planificándolas con antelación! 
  • Mal uso de herramientas: existen muchas herramientas que pueden ayudarte a aumentar la productividad de tus días. Sin embargo, si estas herramientas no se usan correctamente lo único que conseguirán es perder el tiempo.

A nivel personal una ineficaz gestión del tiempo lleva  a sufrir de los siguientes términos, cada vez más actuales:

Procastinación

Las malas habilidades de gestión del tiempo conducen inevitablemente a la procastinación. Este concepto se refiere al hecho de posponer el trabajo importante o necesario hasta el último minuto. Por lo general, cuando el trabajo se pospone hasta el último minuto, no está tan bien hecho como si se le hubiera dedicado más tiempo. Generalmente conduce a una baja productividad cuando no se completan las tareas de manera satisfactoria.

Tardanza habitual

Otro efecto de las malas habilidades de gestión del tiempo es la tardanza habitual. Las personas que no planean su uso del tiempo adecuadamente suelen tener dificultades para llegar a tiempo a las citas o entregar el trabajo en la fecha de vencimiento programadas. Esta tardanza habitual también puede afectar negativamente a la productividad y darles la reputación de ser menos serios, incluso cuando ese no sea el caso.

Acumulación de tareas

La mala gestión del tiempo también lleva a que las personas se esfuercen demasiado, lo cual es un problema que ocurre cuando realizan demasiado trabajo y no asignan suficiente tiempo para completarlo. Las personas acumulan tareas en exceso tienen dificultades para delegar tareas y descubrir qué es un buen uso de su tiempo.

Además, la labor de los mandos superiores influye directamente en la gestión de aquellos jerárquicamente inferiores. Por lo tanto, la óptima gestión del tiempo debe partir de arriba hacia abajo.

Una de las grandes responsabilidades de los líderes, debe ser ayudar a todos los miembros del equipo a sacar lo mejor de sí mismos y hacer su trabajo lo mejor posible. Esto incluye aconsejarles sobre cómo priorizar su trabajo, dándoles las pautas para que organicen su tiempo de forma inteligente y asegurándote de que no entorpeces su camino.

Por lo tanto, llegados a este punto, la gestión del tiempo se sitúa dentro de la filosofía y cultura de una marca, que debe tener los recursos y las acciones pertinentes para dar visibilidad a una óptima gestión del tiempo.

Consecuencias de gestionar el tiempo correctamente

Gestionar el tiempo solo trae beneficios y metodologías de trabajo más efectivas, en la empresa y en el entorno personal:

Niveles mínimos de estrés

Incluso los empleados más exitosos sienten estrés por completar plazos importantes. Administrar su tiempo de manera efectiva puede reducir directamente sus altos niveles de estrés. Disfrutando de:

  • Menos plazos ajustados
  • Menos prisas
  • Mayor calidad de trabajo

Mayor calidad

La gestión del tiempo nos ayuda a centrarnos en las tareas más importantes y a agrupar tareas similares. 

Es probable que la calidad de nuestro trabajo aumente y la eficiencia mejore. Cuando la calidad mejora, tanto el trabajador, como el superior y los clientes con los que se trabaja, están más contentos.

Mejor ambiente de trabajo

Cuando el personal está menos estresado, también es más probable que se lleven bien, lo que lleva a un ambiente de trabajo más feliz.

Las empresas con un buen ambiente de trabajo también tienden a tener una menor rotación de personal, la retención de empleados es vital para una mayor productividad.

Mejor toma de decisiones

Las mejores habilidades de gestión del tiempo también conducen a una mejor toma de decisiones, vitales en las estrategias de negocio.

Todo esto hace que la productividad y el rendimiento final de las empresas aumente considerablemente creando una metodología de trabajo eficaz y duradera.

13 Consejos para optimizar la gestión del tiempo en la empresa

La gestión del tiempo se destaca como una tarea que ha de ser desarrollada, dentro de la empresa, a dos niveles.

En primer lugar, el papel de la parte más alta de una compañía es crucial para implementar una buena gestión de tiempo.

Como líder de una empresa es importante tener en cuenta esta serie de recomendaciones para identificar la mala gestión del tiempo de los empleados:

  • ¿En qué se les está yendo el tiempo? Es importante descubrir en qué están invirtiendo su tiempo. No hablamos de estar detrás de ellos vigilando cada uno de sus movimientos. A nadie le gusta sentirse así y su nivel de productividad bajaría. Lo que sí es cierto es, que si se quiere ayudar a tu equipo a priorizar tareas, debes saber cómo están gestionando su tiempo. Es recomendable usar alguna herramienta de gestión del tiempo en la que los trabajadores puedan ir registrando sus tareas y el tiempo que les dedican para que, así, se pueda analizar qué es lo que está pasando.
  • Ayudar a evitar fallos en la planificación del tiempo. Una de las carencias más habituales entre los empleados es que no saben calcular cuánto tiempo les va a llevar realizar cada tarea o proyecto. Normalmente se planifica teniendo en cuenta el mejor de los escenarios pero, interrupciones o imprevistos pueden hacer que esa planificación se desajuste, desajustando el planning entero. Es importante ayudar a revisar los tiempos que les está llevando cada tarea y reajustar en plan de trabajo en función de las variaciones.
  • Ayudar  a “proteger” el tiempo realmente productivo. Cuando planificamos nuestra semana, lo hacemos pensando en que tenemos 8 horas diarias para realizar nuestro trabajo, el puramente productivo. Esto no es así. Invertimos, de media, el 30% de nuestro tiempo realizando tareas de poco valor, básicas y repetitivas, más administrativas que productivas para nuestro puesto. El 40% de la jornada la invertimos en las comunicaciones. Esto nos deja un 30% de la jornada, es decir, 2 horas y media, para realizar las tareas de valor y productivas. Para combatir estas fugas de tiempo, debes ayudar a tus empleados a evitar que pierdan el tiempo en tareas que no son valiosas, atribuyéndolas a otra persona y enseñándoles a delegar.

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El segundo nivel está vinculado a los propios empleados y trabajadores, los cuales han de hacer suyo una serie de consejos y recomendaciones para mejorar la eficiencia de la gestión del tiempo. Veamos algunos de los más interesantes:

1. Crear listas de tareas pendientes

¿Cuántas veces ha quedado algo sin hacer simplemente por no acordarse? Esto pasa todos los días, tareas simples se quedan el olvido por una mala gestión. No todo cabe en la cabeza, por ello es mejor recopilar todas las tareas en un solo lugar para obtener una visión rápida y general de todo el trabajo que tiene que desarrollar.

2. Planifica con antelación

No es posible mejorar la gestión del tiempo sin planificar con antelación. Es recomendable planificar cada día y cada semana. 

No obstante, planificar las tareas con antelación no es suficiente. ¿De qué te sirve un listado de tareas y prioridades si no planificas cada una de ellas? Busca el momento adecuado para planificar cada una de las tareas, así cuando llegue el momento de hacerlas no perderás tiempo. ¡Cada minuto que emplees en planificar puede ahorrarte mucho tiempo en la ejecución!

3. Establece prioridades en tus tareas

Seguro que muchas veces has realizado muchas tareas y al finalizar el día te has dado cuenta de que algunas importantes se han quedado por hacer. Esto sucede cuando somos incapaces de establecer prioridades. La jerarquización de las prioridades es fundamental para las empresas y autónomos. Debes realizar una lista de tareas y establecer el orden según las prioridades. 

Para ello puedes organizarlas en diferentes niveles o categorías:

  • Nivel 1 o categoría A: tareas muy urgentes.
  • Nivel 2 o categoría B: tareas importantes, pero no demasiado urgentes.
  • Nivel 3 o categoría C: tareas que pueden esperar.
  • Nivel 4 o categoría D: tareas que puedes delegar.
  • Nivel 5 o categoría E: tareas que puedes eliminar.

4. Automatizar procesos

Automatizar procesos te ayudará a reducir el tiempo de muchas tareas. Busca aplicaciones o herramientas que te ayuden, por ejemplo, a preparar las facturas, a organizar la semana, etcétera.  Investiga y no pierdas el tiempo en tareas que pueden realizarse de forma automática.

5. Identificar y eliminar las distracciones

Las distracciones son los principales ‘ladrones de tiempo’. Para poder eliminarlas hay que identificarlas previamente. Para saber en qué perdemos el tiempo solo tenemos que observarnos con objetividad y ver el tiempo que pasamos navegando en páginas web que no están relacionadas con nuestro trabajo, el tiempo que pasamos en WhatsApp y otras apps, en Facebook, Instagram… 

6. Ser realista con los plazos

Ser realista con los plazos de entrega de los proyectos, presupuestos, etcétera. Ser realista no implica únicamente tener en cuenta otras tareas pendientes, también implica tener en cuenta posibles imprevistos. ¡Marca plazos más amplios para evitar complicaciones!

7. Seguir la regla 80/20

Muchos trabajadores y empresarios dedican su tiempo y esfuerzo en tareas que no reportan beneficios o que no son realmente importantes. La regla del 80/20 viene a decir que el 20% del esfuerzo debe suponer el 80% de los resultados, por tanto… ¡no inviertas tu tiempo en tareas poco importantes que no te proporcionen buenos resultados!

7. No perseguir el perfeccionismo

Los trabajadores perfeccionistas a largo plazo se vuelven ineficientes. Es importante realizar bien las tareas, pero no perder demasiado tiempo en los detalles innecesarios o la productividad se verá afectada.

8. Fijar una agenda flexible

No ajustar demasiado los tiempos, ya que hay que tener en cuenta que siempre son necesarios espacios para los imprevistos y los retrasos. Hay que ser realistas a la hora de distribuir el tiempo.

9. Cambiar de tarea. 

Hay trabajos que requieren una mayor concentración, otros más tediosos y otros que nos agradan más. Es buena idea cambiar las actividades en función del momento del día, no somos igual de productivos a todas horas.

10. Ordenar y organizar nuestro espacio físico y digital

Ordenar el espacio, tanto el espacio físico, como los archivos y documentos en el ordenador.

Ser más ordenado ayudará a encontrar más fácilmente lo que se busca. Eliminar lo innecesario y clasificar todo lo demás para ser más ágil a la hora de desempeñar el trabajo.

11. Abandonar el modo multi-tarea

Las personas que hacen muchas cosas a la vez tienden a pensar que son mucho más productivos y que sacan adelante más trabajo que los demás, sin embargo, están equivocados. La multi-tarea no es el camino más productivo al que se puede optar. Nuestra mente funciona mucho mejor cuando nos centramos en una tarea.

Ante una gran tarea compleja muchas veces resulta muy difícil encontrar un comienzo para abordar la tarea de manera efectiva. En tal caso, es recomendable diseccionar la tarea en pequeñas partes más fáciles de procesar. El trabajo por hitos se basa en esta idea, permite dividir una tarea en varias y asignar a diferentes grupos de trabajo.

12. Delegar

Delegar responsabilidades es vital para llevar a cabo una correcta gestión del tiempo. Si eres de los que necesita tener el control de todo, este consejo probablemente te genere algo de ansiedad. Pero lo cierto es que, por más buenos que seamos, no podemos hacerlo todo. A veces asumimos más trabajo del que podemos realizar.

Delegar no es un símbolo de debilidad sino de inteligencia. Rodéate de gente competente en quien puedas confiar y delega algunas de las responsabilidades. Te permitirá ser más productivo y reducir tu nivel de estrés.

13. Utilizar los “tiempos muertos”

No nos referimos a que emplees parte del tiempo de descanso en pensar cómo organizar las tareas del trabajo. Nos referimos a esos tiempos muertos que pasamos en atascos o en la sala de espera de alguna consulta. Pueden ser buenos momentos para elaborar listas y priorizar tareas.

Herramientas para la gestión del tiempo laboral

Con todo, la mayoría de las veces, las habilidades para administrar el tiempo no son suficientes para mejorar la productividad, y necesitamos apoyarnos en herramientas. A continuación, elaboramos una lista con las mejores aplicaciones para la gestión del tiempo

Todoist

Todoist es una herramienta para gestionar las tareas. Tiene versión de pago y versión gratuita. Las mayores ventajas de esta herramienta frente a otras es que el manejo es rápido y sencillo, que se puede sincronizar con Google Calendar y con el correo electrónico, y que puede categorizar las tareas, entre otras cosas.

Google Calendar

Google Calendar es clave para la organización de reuniones, citas, etcétera. Esta herramienta de Google permite la sincronización con el móvil y ofrece la posibilidad de programar alarmas.

Self Control

Self Control es una de las mejores apps para eliminar distracciones. Esta herramienta puede bloquear páginas web, el acceso a redes sociales, etcétera, durante un periodo de tiempo, con el objetivo de que te concentres en tus tareas. 

Google Keep

Google Keep es perfecta para gestionar tareas y notas. En las notas, te permite almacenar todo tipo de información: desde tweets, artículos interesantes, notas de voz, etcétera.

Rescue Time

Rescue Time es la aplicación que te ayuda a averiguar las principales distracciones que tienes durante el día. Esta app monitoriza el tiempo que pasas en Instagram, Facebook, WhatsApp, sitios web, etcétera.

¡No hay excusa! Mejorar la  gestión del tiempo es una tarea irrenunciable y muy fácil de desarrollar. Sigue todas las pautas expuestas y podrás ver resultados a muy corto plazo.

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