La departamentalización de las empresas es fundamental para su éxito. Al abordar esta cuestión, a menudo se destacan logros externos como las ventas y el marketing. Sin embargo, el factor más importante que comparten todas las empresas exitosas reside en su propia estructura organizativa.
Las empresas bien diseñadas y funcionalmente organizadas, poseen un rendimiento en todas sus áreas mucho más relevante que otros negocios, con una formación invisible o desestructurada de su organigrama.
Veamos un poco más sobre qué es la departamentalización empresarial y su importancia, cómo la base donde comenzar a generar un mayor rendimiento y productividad.
¿Qué es la departamentalización de una empresa?
Podemos definir la departamentalización de las empresas como el proceso mediante el cual se agrupan unidades funcionales, denominadas departamentos, según su área de especialización, para alcanzar los objetivos de la empresa.
Este proceso organizativo estructural implica que las empresas se dividan en partes orientadas hacia tareas específicas, con el fin de maximizar el rendimiento en línea con los objetivos preestablecidos.
Así, se determinan las funciones y el personal encargado de ejecutarlas. Cada especialidad funcional y sus especialistas conforman un departamento o área.
De este modo, se desarrolla una estructura organizativa, funcional y jerárquica, creando las dependencias necesarias en cada caso. Ejemplos comunes de departamentalización en una empresa incluyen departamentos como producción, marketing, finanzas, recursos humanos, investigación y desarrollo, entre otros.
Existen diferentes tipos de departamentalización que guían la creación de las diversas áreas y departamentos de la empresa. ¿Cuáles son estos tipos? Vamos a descubrirlo.
Tipos de departamentalización
Un verdadero esquema para crear, con todas las garantías, una estructura profesional de departamentalización incluye los siguientes tipos:
Por funciones
También conocida como departamentalización funcional, agrupa funciones o tareas que implican actividades similares. Permite dotar de personal a todos los puestos con expertos en la materia, facilitando la coordinación y la integración.
Por productos/servicios
Esta estructura se caracteriza por analizar y diseñar su organización con base en los productos o servicios ofrecidos al mercado. Cada área o departamento incluye a las partes interesadas relacionadas con el mismo producto.
Por clientes
Organiza las actividades de la empresa en función de la interacción con clientes o grupos de clientes específicos. Es un método eficaz cuando se tienen pocos pero grandes clientes, especializando departamentos en ofrecer la mejor relación posible con ellos.
Geográfica
Muy utilizada en empresas con una densa localización de tareas y actividades. Depende mucho del tipo de negocio o actividad que se realice, teniendo en cuenta la segregación geográfica de su mercado.
Por proyectos
Agrupa las partes responsables de determinados proyectos. De este modo, cada proyecto o trabajo posee su propia área o departamento, lo que permite una gran visibilidad y fácil monitorización.
Matricial
La departamentalización matricial combina el diseño funcional y por proyectos para mejorar la sincronización de todas las partes interesadas en un objetivo común. Facilita la resolución de problemas y mejora la calidad del servicio.
Por procesos
Este modo de organización es más detallado y se enfoca en los procesos específicos de cada tarea en todo proyecto. Funciona como una auditoría funcional que mejora el rendimiento y la producción.
Cómo crear una estructura por departamentalización
Aunque no es un proceso muy complejo, es necesario realizar un análisis y estudio detallado de las funcionalidades de la empresa, así como identificar las tareas que se desarrollan. Aquellas tareas que puedan agruparse por su similitud pueden formar parte de un primer departamento o área funcional.
De este modo, se puede crear un primer borrador de departamentos, empleados y el protocolo de jerarquías entre ellos. La departamentalización debe seguir unas pautas que permitan crear una estructura lo más detallada y eficaz posible.
¿Por qué es necesario la departamentalización de las empresas?
Para ser más concretos y precisos, enumeremos una serie de objetivos que te ayudarán a entender mejor este proceso:
- Especialización de las tareas: cuanta mayor especialización y detalle en las tareas, mayor es la capacidad de generar rendimiento. La dispersión de las funciones es un gran problema que afecta a muchas organizaciones.
- Simplificación de procesos y operaciones: la departamentalización facilita la simplificación de los procesos funcionales de la empresa, haciéndolos más fáciles de monitorear y cuantificar.
- Óptima gestión del control: una estructura departamental ofrece una mayor facilidad en la gestión del control. No hay duda al respecto.
En definitiva, la departamentalización de las funciones de la empresa genera una mayor eficacia y fluidez productiva, además de aumentar notablemente la capacidad de control y resolución de conflictos en cada departamento.
Ventajas de crear una departamentalización de tu empresa
A medida que un negocio o empresa crece, se crean pequeños procesos de departamentalización en su metodología de trabajo. La departamentalización debe verse como una tarea natural y necesaria para mejorar y cumplir con las necesidades y objetivos del negocio.
Existen una serie de ventajas que un proceso de departamentalización puede ofrecer:
- Especialización: al asignar actividades específicas a cada área funcional, se logra una ventajosa especialización de las funciones.
- Mejor servicio al cliente: una mayor especialización de los empleados y el tiempo dedicado a sus funciones específicas mejoran todos los aspectos relacionados con el servicio, especialmente en cuanto al trato y satisfacción del cliente.
- Evaluación del rendimiento: gracias a la departamentalización, es mucho más fácil y eficaz desarrollar evaluaciones de desempeño. La monitorización del rendimiento se vuelve cuantificable, permitiendo implementar las medidas correctivas necesarias.
- Gestión de la responsabilidad: cada departamento tiene sus propias tareas y objetivos, lo que fija la responsabilidad en el lugar adecuado, evitando escenarios dispersos que dificultan la solución de problemas.
- Optimización de recursos: la organización mediante departamentos ayuda a controlar y organizar los recursos de la empresa de la mejor manera posible, identificando lo que es necesario y lo que no en cada situación.
- Control eficiente: posiblemente la ventaja más destacada es la posibilidad de ejercer un mejor control de las actividades de la empresa, manteniendo siempre el foco en la realidad funcional del negocio.
La departamentalización de empresas puede marcar la diferencia en el rendimiento final de la misma, ya que no solo influye en el ámbito funcional, sino que también es clave para un mejor rendimiento y un ambiente de trabajo serio y responsable, facilitando el crecimiento progresivo del negocio.
