Como líder, una de tus responsabilidades debe ser ayudar a todos los miembros del equipo a sacar lo mejor de sí mismos y hacer su trabajo lo mejor posible. Esto incluye aconsejarles sobre cómo priorizar su trabajo, dándoles las pautas para que organicen su tiempo de forma inteligente y asegurándote de que no entorpeces su camino.
Probablemente, con la cantidad de tareas que se acumulan en tu agenda, ayudar a tu equipo a gestionar bien su tiempo puede parecerte una tarea de poca importancia pero, sin embargo, no lo es.
Mientras escribía su libro, Master The Moment, Pat Burns entrevistó empleados en más de 50 compañías y descubrió que la mayor parte de problemas de gestión del tiempo que tenían se debían a un mal liderazgo. Por ejemplo, fallaban en aspectos como no conocer qué tareas priorizar, no sabían decir no incluso cuando su carga de trabajo les impedía hacer más, procrastinaban o no acababan lo que empezaban porque las fechas de entrega no estaban bien definidas… Problemas que, ejerciendo un buen liderazgo, podrían solucionarse.
Si quieres que esto no te ocurra, te damos unas pautas para que identifiques y resuelvas los problemas de gestión del tiempo que puedan tener los miembros de tu equipo.
1. ¿En qué se les está yendo el tiempo? Es importante que descubras en qué están invirtiendo su tiempo. No hablamos de que estés detrás de ellos vigilando cada uno de sus movimientos. A nadie le gusta sentirse así y su nivel de productividad bajaría. Lo que sí es cierto es, que si quieres ayudar a tu equipo a priorizar tareas, debes saber cómo están gestionando su tiempo. Te recomendamos que uses alguna herramienta de gestión del tiempo en la que los trabajadores puedan ir registrando sus tareas y el tiempo que les dedican para que, así, puedas analizar qué es lo que está pasando.
2. Ayúdales a evitar fallos en la planificación del tiempo. Una de las carencias más habituales entre los empleados es que no saben calcular cuánto tiempo les va a llevar realizar cada tarea o proyecto. Normalmente se planifica teniendo en cuenta el mejor de los escenarios pero, interrupciones o imprevistos pueden hacer que esa planificación se desajuste, desajustando el planning entero. Ayúdales a que revisen los tiempos que les está llevando cada tarea y reajusten en plan de trabajo en función de las variaciones.
Enséñales que, a la hora de planificar cuánto tiempo invertirán en cada tarea, deben tener en cuenta el tiempo que les llevará recabar información o respuesta de otro departamento en caso de que necesiten su colaboración. Asimismo, deben preguntarse si están siendo realistas sobre los tiempos que están asignando a cada trabajo.
3. Ayúdales a “proteger” su tiempo realmente productivo. Cuando planificamos nuestra semana, lo hacemos pensando en que tenemos 8 horas diarias para realizar nuestro trabajo, el puramente productivo. Esto no es así. Invertimos, de media, el 30% de nuestro tiempo realizando tareas de poco valor, básicas y repetitivas, más administrativas que productivas para nuestro puesto. El 40% de la jornada la invertimos en las comunicaciones. Esto nos deja un 30% de la jornada, es decir, 2 horas y media, para realizar las tareas de valor y productivas. Para combatir estas fugas de tiempo, debes ayudar a tus empleados a evitar que pierdan el tiempo en tareas que no son valiosas, atribuyéndolas a otra persona y enseñándoles a delegar.
Es importante que, como líder, ayudes a tu equipo a realizar una correcta gestión de su tiempo si quieres mejorar la productividad de tu empresa.
