En 1971, el ingeniero Ray Tomlinson envió el primer e-mail. Un mensaje que se envió a sí mismo desde el ordenador que estaba justo al lado del suyo.
46 años más tarde, más de 269 billones de e-mails son enviados todos los días. Una media de 72 e-mails diarios por cada usuario de correo electrónico en el mundo.
La mayoría de estos e-mails son enviados por motivos laborales. Pero, ¿cuál es el impacto real que tienen los e-mails sobre la productividad de los empleados?
A continuación te enumeramos 5 malos hábitos a la hora de enviar e-mail que impactan negativamente en la productividad de los empleados así como en el crecimiento de la empresa.
1. Enviar un e-mail a muchas personas cuando puede ser respondido por una sola. Sí, lo sabemos, es mucho más cómodo enviar un e-mail con un tema concreto a varias personas para ver quién te puede responder en lugar de preocuparte por saber a cuál de esas personas debes dirigirte. Si envías un e-mail a 3 personas, por ejemplo, y solo una de ellas tiene la capacidad de responder tu consulta, estarás haciendo que las otras 2 pierdan el tiempo. Habrá ocasiones en las que debas compartir información con varias personas, de acuerdo, pero cuando se trate de realizar una consulta o pedir ayuda, dirígete a la persona adecuada en cada caso.
2. Enviar un e-mail a varias personas haciéndoles la misma consulta (sin que ellas lo sepan). Así, lo único que conseguirás es que todas estas personas inviertan parte de su tiempo en resolver un problema que ya están intentando resolver otros. No es una buena práctica.
3. Incluir en un e-mail dirigido únicamente a ti a otras personas. Si yo te envío un e-mail preguntándote opinión o consejo sobre algo, ¿por qué incluyes en la respuesta a un montón de gente que nada tiene que ver con el tema? Cuando alguien te pregunta directamente a ti, responde tú. No invites a otras personas a la “fiesta”.
4. El temido ASAP. ASAP es el acrónimo de la expresión inglesa as soon as posible. O lo que es lo mismo, pedirle a una persona que haga algo lo antes posible, en cuanto pueda, o para ya. Esta expresión puede hacer sentir al receptor como si estuviera en un campo de entrenamiento militar, además las mayúsculas son sinónimos de gritos cuando se escriben en un e-mail. Destierra esta expresión de tus correos electrónicos.
5. Pedir un favor en el primer e-mail que envías a alguien. No es la mejor carta de presentación enviar un e-mail por primera vez a alguien y pedirle un favor, ¿verdad?
Como ves, son prácticas muy sencillas de no llevar a cabo que mejorarán notablemente la productividad del equipo. Antes de enviar un e-mail, piensa si estás haciéndolo según buenas prácticas o estás cometiendo alguno de estos errores que solo conducirán a una pérdida de productividad para el equipo.
Fuente: www.inc.com
