Son muchos los departamentos de una empresa que, de uno u otro modo, participan en la tarea de control de los gastos. Recursos Humanos y Contabilidad, entre otros, invierten tiempo y recursos en ello debiendo asegurarse que todo está correcto a fin de evitar problemas a posteriori.
Problemáticas diversas
Desde las distintas áreas de cada empresa se desea que el proceso que conlleva la gestión de los gastos de los empleados resulte más cómodo, eficaz y rápido. También va enfocado al propio comercial, es decir, todo lo relacionado con el desarrollo de la actividad de este profesional como pueden ser los viajes, la gasolina o las comidas con clientes. Todo ello genera muchos documentos que tienen que ser convenientemente gestionados.
El tema de la recuperación del IVA suele conllevar complicaciones y quebraderos de cabeza, desde que las facturas estén correctas hasta que no falte ninguna.
Soluciones varias
Existen distintas soluciones para automatizar desde las notas de gastos de empresa hasta el resto de procesos. Estas herramientas permiten realizar la gestión de anticipos, solicitudes de viajes como un billete de avión o una plaza de hotel y la recuperación del IVA.
Además de engorrosas, las facturas pueden ser una excelente fuente de información para conocer y registrar todos los gastos de la empresa. Herramientas que permitan analizar y valorar en qué se gasta más o menos y poder introducir cambios en función de cómo vaya la empresa.
Para llevarlos los gastos al día lo mejor que puede hacerse es procesarlo y archivarlo en el momento en el que se genera. De esta forma las cuentas estarán siempre actualizadas, reduciéndose al mínimo las posibilidades de olvidar anotarlo o perderlo.
La digitalización de facturas, ahorro de tiempo y dinero
La digitalización de facturas no es solamente una forma de trabajo más cómoda y práctica a la par que se elimina papel, y por consiguiente los problemas asociados de archivo y gestión, sino que se ha convertido en un factor clave en la estrategia de ahorro de costes de las empresas.
La digitalización de facturas es posible en España desde el año 2007. Hoy en día se encuentra en un momento de alto crecimiento donde muchas empresas buscan este servicio con la idea de agilizar procesos y ahorrar el espacio de almacenamiento que hasta ahora ocupaban las facturas en papel. Tras su digitalización la factura tiene el mismo valor que en papel por lo que una vez almacenada se puede proceder a la eliminación de la factura original en soporte papel.
La digitalización debe estar certificada. Este procedimiento se consigue escaneando el documento y transformándolo en una imagen que debe estar codificada de acuerdo con ciertos formatos estándar. Para que una factura digital sea válida frente a cualquier requerimiento de la Agencia Tributaria debe estar homologada, para ello se debe cumplir con ciertos requisitos técnicos.
También existen otros beneficios derivados de este sistema como son:
- Preocupación por la seguridad ante todo: las facturas siempre se han tratado como información sensible. De hecho, se ha pasado de guardarlas bajo llave a estar protegidas por diferentes claves de acceso.
- Comodidad: poder acceder a las facturas en cualquier momento con cualquier dispositivo móvil.
- Poder compartir la información tanto con los empleados como con los clientes de manera rápida.
- Sostenibilidad y preocupación por el medio ambiente: la mayoría de empresas están concienciadas de la importancia de imprimir solamente lo imprescindible.
- Ahorro notable en los costes de mantenimiento: los grandes archivos físicos exigen un orden y mantenimiento específico. Cuando los documentos se digitalizan ya no existe ese problema.
- Evitar el deterioro de los documentos manteniéndolos intactos con el paso de los años.
