Tanto para empresas como profesionales independientes, la contabilidad y la facturación son áreas que se deben entender y saber manejar, pues forma parte del día a día del negocio.
La facturación es, sin duda alguna, un paso necesario para ofrecer servicios y cumplir con lo establecido legal y tributariamente.
Crear, modificar y rellenar facturas es una tarea básica para todo negocio. En esta ocasión vamos a hablar de la factura proforma, para conocer qué es, para qué sirve y cuándo utilizarla.
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Sigue leyendo y te explicamos todo lo que necesitas saber sobre las facturas proforma.
¿Qué es una factura proforma?
Una factura proforma es una factura preliminar o estimada que se utiliza para solicitar a un cliente o comprador (ya comprometido) el pago de los bienes o servicios antes de su realización.
Una factura proforma incluye una descripción de los bienes o servicios a realizar, el importe total a pagar y otros detalles sobre la transacción.
Para un mejor entendimiento, puede definirse como un tipo de factura/borrador donde se le plasma al cliente lo que será la futura factura. Los clientes no están obligados a pagar el importe que figura en la proforma y no se puede utilizar para reclamar el IVA.
No es una factura ordinaria, simplemente es una declaración de compromiso entre la empresa y cliente, no quedan registradas como cuentas a pagar por la otra parte.
¿Para qué sirve la factura proforma?
La factura proforma es meramente informativa y no formará parte de la contabilidad de ninguna de las partes.
Por tanto, con la factura proforma, se dejarán escritos todos los detalles que estarán en la factura final. Un medio informativo en el que el cliente o comprador podrá analizar y discutir aquello con lo que no estén de acuerdo.
Por otro lado, es importante saber que sí tiene validez jurídica en el caso que se tengan problemas, pues es un documento que acredita la actividad realizada.
La factura proforma se envía antes de realizar la actividad comercial.
¿En qué se diferencia de un presupuesto?
Es cierto que, conociendo el significado de factura proforma, pueden salir dudas sobre la similitud con los presupuestos.
El presupuesto se envía a un cliente potencial que ha expresado su interés en contratar los servicios de la empresa. Es mucho menos formal que una factura proforma y suele enviarse en las primeras fases de la venta.
Tanto una factura proforma como un presupuesto ofrecen los detalles y el coste final de los servicios a ofrecer. Entonces ¿en qué se diferencian?
A efectos prácticos, las diferencias son mínimas, quizás en la forma de realizar dichas figuras informativas. Pero sí existe una diferencia muy importante: a efectos legales la factura proforma si tiene validez, en cambio, el presupuesto no posee un significado relevante en este ámbito.
Esta es una de las grandes ventajas de una factura proforma, sirve para acreditar la realización de una actividad.
Requisitos para que una factura sea proforma
La factura proforma tiene una composición y forma muy similar al de una factura ordinaria. Vamos a enumerar los requisitos que debe llevar a una factura proforma:
- El documento debe incluir, de algún modo, el aviso que se trata de una Factura Proforma. Por lo general, en la parte superior del documento se sitúa el texto de “Factura Proforma”.
- Fecha de emisión.
- Datos completos del comprador y vendedor.
- Detalle de los bienes y servicios que forman parte de la actividad comercial. Con su precio incluido el IVA.
En el apartado de la definición de los servicios o productos vinculados a la actividad comercial, no es necesario que sea completa. Con una descripción mínima que ayude al cliente a entender de que se trata el trabajo realizar y su valor final.
¿Cuándo conviene utilizarla?
A simple vista, parece que una factura proforma no es un recurso que pueda utilizarse en el día a día, pero tiene cierta utilidad en diversos escenarios.
En principio, podremos utilizar una factura proforma:
- Enviar la factura proforma para informar sobre los detalles de la actividad a realizar.
- Suele utilizarse para declarar el valor de mercancías en las aduanas.
- Suele enviarse a un cliente cuando ya hay un compromiso, pero no puede enviarse una factura oficial porque los detalles finales aún deben confirmarse.
- Cualquier caso en el que el motivo sea informar sobre productos o servicios a realizar.
- Algunas empresas solicitan facturas proforma para su proceso interno de aprobación de compras.
En conclusión, una factura proforma puede ser un buen recurso para agilizar las transacciones y la información con la parte interesada. No es vinculante contablemente, no implica obligación pero sí posee valor a efectos legales.
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