El paradigma del trabajo, tal y como siempre lo hemos conocido, ha cambiado. Cada día encontramos a más trabajadores autónomos, freelance que apuestan por otros sistemas de trabajo. Para ellos, al igual que para cualquier empresa, la gestión del tiempo es fundamental para aumentar la productividad y la efectividad, y con ello los ingresos.
¿Qué es la gestión del tiempo?
El manejo del tiempo es el principal pilar de la productividad y de la efectividad en los negocios, tanto para las empresas como para los trabajadores freelance. Se trata de un proceso de planificación de las horas, que tiene por objetivo aumentar el rendimiento y la eficiencia en los trabajos.
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Los días no son ilimitados, tan solo tienen 24 horas, y por ello es tan importante aprender a optimizar ese tiempo priorizando tareas y planteando objetivos realistas.
Causas habituales de una mala gestión del tiempo
A continuación, detallamos algunas de las principales causas de una mala gestión del tiempo:
- Falta de organización: la organización es clave para gestionar el tiempo. Sin organización no sabrás qué realizar al terminar una tarea y, por tanto, perderás tiempo averiguando qué debes a hacer a continuación.
- Comunicación ineficaz: una buena comunicación te puede ahorrar mucho tiempo. Si te comunicas correctamente con tus clientes, trabajadores, compañeros, etcétera, no habrá malentendido y, por lo tanto, se perderá mucho menos tiempo. ¿Cómo comunicar las cosas correctamente? ¡Planificándolas con antelación!
- Mal uso de herramientas: existen muchas herramientas que pueden ayudarte a aumentar la productividad de tus días. Sin embargo, si estas herramientas no se usan correctamente lo único que conseguirán es perder el tiempo.
Consejos para mejorar la gestión del tiempo
Para saber cómo gestionar el tiempo presta atención a los consejos que te damos a continuación:
1. Planifica con antelación
No es posible mejorar la gestión del tiempo sin planificar con antelación. Es recomendable planificar cada día y cada semana.
No obstante, planificar las tareas con antelación no es suficiente. ¿De qué te sirve un listado de tareas y prioridades si no planificas cada una de ellas? Busca el momento adecuado para planificar cada una de las tareas, así cuando llegue el momento de hacerlas no perderás tiempo. ¡Cada minuto que emplees en planificar puede ahorrarte mucho tiempo en la ejecución!
2. Establece prioridades en tus tareas
Seguro que muchas veces has realizado muchas tareas y al finalizar el día te has dado cuenta de que algunas importantes se han quedado por hacer. Esto sucede cuando somos incapaces de establecer prioridades. La jerarquización de las prioridades es fundamental para las empresas y autónomos. Debes realizar una lista de tareas y establecer el orden según las prioridades.
Para ello puedes organizarlas en diferentes niveles o categorías:
- Nivel 1 o categoría A: tareas muy urgentes.
- Nivel 2 o categoría B: tareas importantes, pero no demasiado urgentes.
- Nivel 3 o categoría C: tareas que pueden esperar.
- Nivel 4 o categoría D: tareas que puedes delegar.
- Nivel 5 o categoría E: tareas que puedes eliminar.
3. Automatiza procesos
Automatizar procesos te ayudará a reducir el tiempo de muchas tareas. Busca aplicaciones o herramientas que te ayuden, por ejemplo, a preparar las facturas, a organizar la semana, etcétera. Investiga y no pierdas el tiempo en tareas que pueden realizarse de forma automática.
4. Identifica y elimina las distracciones
Las distracciones son los principales ‘ladrones de tiempo’. Para poder eliminarlas tienes que identificarlas previamente. Para saber en qué perdemos el tiempo solo tenemos que observarnos con objetividad y ver el tiempo que pasamos navegando en páginas web que no están relacionadas con nuestro trabajo, el tiempo que pasamos en WhatsApp y otras apps, en Facebook, Instagram…
Es recomendable que cuando te pongas a realizar una tarea te sumerjas en ella para reducir el tiempo de ejecución. ¿Cómo hacerlo? Puedes quitar las notificaciones de tu móvil, o incluso apagarlo para aumentar tu concentración.
5. Sé realista con tus plazos
Sé realista con los plazos de entrega de los proyectos, presupuestos, etcétera. Ser realista no implica únicamente tener en cuenta otras tareas pendientes, también implica tener en cuenta posibles imprevistos. ¡Marca plazos más amplios para evitar complicaciones!
6. Sigue la regla 80/20
Muchos trabajadores y empresarios dedican su tiempo y esfuerzo en tareas que no reportan beneficios o que no son realmente importantes. La regla del 80/20 viene a decir que el 20% del esfuerzo debe suponer el 80% de los resultados, por tanto… ¡no inviertas tu tiempo en tareas poco importantes que no te proporcionen buenos resultados!
7. No persigas el perfeccionismo
Los trabajadores perfeccionistas a largo plazo se vuelven ineficientes. Es importante realizar bien las tareas, pero no pierdas demasiado tiempo en los detalles o tu productividad se verá afectada.
Mejores herramientas para la gestión del tiempo
La mayoría de las veces, las habilidades para administrar el tiempo no son suficientes para mejorar la productividad, y necesitamos apoyarnos en herramientas. A continuación, elaboramos una lista con las mejores aplicaciones para la gestión del tiempo:
Todoist
Todoist es una herramienta para gestionar las tareas. Tiene versión de pago y versión gratuita. Las mayores ventajas de esta herramienta frente a otras es que el manejo es rápido y sencillo, que se puede sincronizar con Google Calendar y con el correo electrónico, y que puede categorizar las tareas, entre otras cosas.
Google Calendar
Google Calendar es clave para la organización de reuniones, citas, etcétera. Esta herramienta de Google permite la sincronización con el móvil y ofrece la posibilidad de programar alarmas.
Self Control
Self Control es una de las mejores apps para eliminar distracciones. Esta herramienta puede bloqueart páginas web, el acceso a redes sociales, etcétera, durante un periodo de tiempo, con el objetivo de que te concentres en tus tareas.
Google Keep
Google Keep es perfecta para gestionar tareas y notas. En las notas, te permite almacenar todo tipo de información: desde tweets, artículos interesantes, notas de voz, etcétera.
Rescue Time
Rescue Time es la aplicación que te ayuda a averiguar las principales distracciones que tienes durante el día. Esta app monitoriza el tiempo que pasas en Instagram, Facebook, WhatsApp, sitios web, etcétera.
¡Experimenta el cambio! Pon en marcha los consejos que te hemos dado, prueba las herramientas que te hemos mencionado, y optimiza tu tiempo para obtener los mejores resultados. Ganar tiempo en tus días detectando los ‘ladrones de tiempo’, planificando, y automatizando tareas aumentará tus ingresos y, también, tu calidad de vida.
Si tienes cualquier duda o te gustaría ampliar la información sobre la gestión del tiempo, no dudes en contactar con nosotros.
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