9 acciones para optimizar la gestión del tiempo en la empresa

Las tareas se acumulan en la mesa, el estrés aumenta y la sensación de baja productividad ronda tu cabeza. Estos son tres síntomas claros de una ineficiente gestión del tiempo.

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La gestión del tiempo es de suma importancia en la metodología de trabajo de una empresa. Ayuda a planificar procesos y tareas dentro de un equipo además de identificar prioridades. También es un concepto primordial, ya sea en la vida privada o en el lugar de trabajo.

Dentro del contexto laboral la gestión del tiempo parte del propio celo del trabajo de cada profesional. Es aquí donde podemos encontrarnos con distintas formas de entender la gestión del tiempo.

Por una parte existen una serie de personas que trabajan mejor bajo presión y en el último minuto, sienten que se estimula más su creatividad y productividad, esto puede conllevar errores y problemas de eficacia. Por otro lado, otros profesionales aumentan múltiples tareas, tienden a perder el control rápidamente y tener dificultades para completar las tareas de manera eficiente y puntual.

Por encima, la labor de los mandos superiores influye directamente en la gestión de aquellos jerárquicamente inferiores. Por lo tanto, la óptima gestión del tiempo debe partir de arriba hacia abajo.

La buena gestión del tiempo consiste en varias acciones que, generalmente, sólo desarrollan su máximo potencial  cuando se combinan. Veamos qué acciones pueden influir en una mejor administración y gestión del tiempo en la empresa

Acciones para optimizar la gestión del tiempo en la empresa

¿Mala gestión del tiempo en tu empresa? ¡No sufras! Es una de las situaciones más comunes que empresas de todo el mundo combaten en su rutina diaria. Una ineficaz gestión del tiempo puede originarse en cualquier punto de un empresa, por ello lo más eficaz es crear protocolos y metodologías de trabajo  destinados a mejorar este ámbito.

Veamos qué acciones son las más importantes para minimizar la pérdida de tiempo:

1. Crear listas de tareas pendientes

¿Cuántas veces ha quedado algo sin hacer simplemente por no acordarse? Esto pasa todos los días, tareas simples se quedan el olvido por una mala gestión. No todo cabe en la cabeza, recopile todas las tareas en un solo lugar para obtener una visión rápida y general de todo el trabajo que tiene que desarrollar.

2. Fijar objetivos

Para que una tarea sea exitosa se debe marcar unos objetivos claros, medible, realistas y alcanzables. Los objetivos son la meta hacia la que deberás dirigirte y tenerlos claros te ayudará a recorrer mejor el camino. 

3. Aprender a priorizar

Después de enumerar todas las tareas en la lista de tareas pendientes, es más que útil establecer prioridades. Se puede crear, un sistema simple para incorporar la metodología necesaria a su trabajo. Por ejemplo, nombrar tres niveles de urgencia: “sin importancia”, “normal” e “importante”, de este modo sencillo es posible configurar sus tareas. Probablemente la mayor dificultad esté relacionada con la capacidad de asignar el nivel de urgencia a cada tarea.

4. Planificación del tiempo

Una vez que se sabe qué tareas existen  y cuáles son sus niveles de prioridad, lo siguiente es fijar plazos de tiempo para su ejecución. Tiene sentido estimar el tiempo de dichas tareas en función de la propia experiencia, aprendiendo de los errores. Se puede planificar la jornada laboral o incluso toda la semana. Es importante no olvidar incluir tiempos de descanso y tiempos para situaciones inesperadas.

5. Empieza por las tareas imperativas

No cometas el error de dejar para el final, como hace la mayoría. Lo mejor es comenzar el día con las 3 tareas más importantes, porque a lo largo del día nos vamos desgastando mental y físicamente. Si haces las 3 tareas más importantes cada día a primera hora sin dejarte interrumpir por emails, por teléfono o por colaboradores, tus resultados aumentarán espectacularmente. Resiste la tentación de empezar con cosas sencillas, porque arruinaras tu días. Empieza por la tarea imperativa del dia y no permitas que nadie te pare hasta completarla.

6. Desglosar grandes tareas en pequeñas partes

Ante una gran tarea compleja muchas veces resulta muy difícil encontrar un comienzo para abordar la tarea de manera efectiva. En tal caso, es recomendable diseccionar la tarea en pequeñas partes más fáciles de procesar. El trabajo por hitos se basa en esta idea, permite dividir una tarea en varias y asignar a diferentes grupos de trabajo.

7. Crear fechas límite

Por lo general, las fechas límite vienen asociadas a la orden de un superior. Pero a pesar de poseer unas fechas u horas límite, es posible otras nuevas internas propias del trabajador que ayuden a delimitar la eficacia de la tarea a desarrollar. En este punto se ha de tener cierto equilibrio con el fin de no crear una tarea estresante.

8. No seas un esclavo del correo electrónico

Los emails se han convertido en una auténtica pesadilla, la mayoría de veces impiden que las personas sean productivas. 

9. Delegar tareas

No saber decir no, es otro de los grandes factores que desvirtúan la gestión del tiempo. No siempre es posible hacer todas las tareas, es posible delegar o filtrar algunas hacia otros compañeros. Recuperando el ejemplo anterior, las tareas nombradas como “sin importancia” son una buena opción para delegar en otra persona.

Los empleados de éxito por lo general organizan la gestión de tiempo de la siguiente manera:

  1. El último día de cada mes planifican los objetivos que quieren conseguir el mes siguiente.
  2. El viernes deciden y planifican las tareas de todo la semana, es decir, un esbozo de las 5 actividades imperativas
  3. El día anterior a última hora, planifican las actividades del día siguiente.

Estas son algunas de las acciones más eficaces que se pueden incluir dentro de la rutina de trabajo de cualquier profesional. Pero además de ellas ¿has pensado en utilizar tecnología para gestionar tu tiempo?

Existen multitud de app de gestión de tiempo  que ayudan a mejorar este concepto en el trabajo: Evernote, Basecamp, Asana, GatherContent… Sé mejor profesional gestionando el tiempo en el trabajo de manera  eficaz y ayúdate con todas las posibilidades que ofrece el mercado.

Si necesitas más información acerca de la optimización del tiempo no dudes en ponerte en contacto con nosotros.  

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