Cada vez un mayor número de negocios opta por implementar un protocolo empresarial. Hay muchos motivos que explican esta tendencia actual. Si te animas a conocerlos, probablemente te convenzas de su enorme relevancia en estos tiempos.
¿Qué es un protocolo empresarial y por qué es importante?
Un protocolo de empresa es un conjunto de reglas y normas que se establecen en un negocio para orientar la conducta de sus miembros en diferentes situaciones. Es una especie de cultura empresarial que puede incluir temas como el comportamiento en reuniones, el uso de tecnología, el vestuario, la puntualidad, entre otros.
La importancia de estas normas de comportamiento radica en que permite establecer una serie de pautas que facilitan el buen funcionamiento de la compañía, mejoran la imagen de la misma y reducen la probabilidad de conflictos y malentendidos entre los empleados de una empresa y con los clientes.
Las ventajas de implementar un protocolo de comportamiento adecuado
Algunas ventajas de contar con un documento de estas características son:
- Uniformidad y coherencia. Las normas de comportamiento se aplican de manera uniforme a todos los miembros de la compañía, lo que ayuda a mantener la coherencia en las acciones y decisiones tomadas.
- Mejora la imagen corporativa. Si está bien definido, ayuda a proyectar una imagen profesional y cuidadosa en todos los aspectos de la empresa, lo que puede mejorar la percepción de los clientes y proveedores.
- Facilita la comunicación interna. Al establecer normas y pautas claras, se evitan malentendidos y se promueve una comunicación efectiva entre los miembros del negocio.
- Aumenta la eficiencia. Incluye pautas para optimizar los procesos y tareas diarias, lo que ayuda a aumentar la eficiencia y la productividad en una empresa.
- Promueve un ambiente laboral agradable. Al establecer reglas claras de conducta, se fomenta un ambiente laboral agradable, respetuoso y profesional, lo que puede mejorar la motivación y el compromiso de los empleados con la compañía.
Elementos clave de un protocolo empresarial efectivo
Un protocolo de negocio efectivo debe incluir los siguientes elementos clave:
- Objetivos. Los objetivos de las normas de comportamiento deben estar claros y ser coherentes con la cultura, la imagen y los valores de la corporación.
- Ámbito de aplicación. Es importante definir claramente en qué áreas o situaciones se aplica el esquema de la compañía, para evitar confusiones o malentendidos. Debe incluir, por ejemplo, los eventos corporativos o las reuniones.
- Normas y reglas. Tiene que establecer normas y reglas claras y precisas para orientar la conducta de los miembros de la empresa. Estas normas pueden incluir temas como el comportamiento en reuniones, el uso de tecnología, el vestuario, la puntualidad, entre otros.
- Responsabilidades. Ha de establecer las responsabilidades de cada miembro del negocio en relación con su cumplimiento. Debe ser claro quién es el responsable de hacer cumplir el ceremonial y quién es responsable de supervisar su cumplimiento.
- Procedimientos. Es obligado que incluya procedimientos claros para la resolución de conflictos o situaciones inesperadas que puedan surgir en la compañía.
- Comunicación. Es importante establecer cómo se va a comunicar y difundir la normativa decidida a todos los miembros de la corporación, y cómo se va a informar sobre las actualizaciones o modificaciones que se hagan en el futuro.
- Evaluación y seguimiento. Debe ser evaluado y seguido regularmente para asegurarse de que está siendo efectivo y adecuado para las necesidades de la corporación.
¿Cómo implementar un protocolo empresarial en tu negocio?
Para implementar una normativa de negocio en tu corporación, puedes seguir los siguientes pasos:
- Identificar los objetivos. Identifica los objetivos de la normativa y asegúrate de que estén alineados con los valores y la cultura de la empresa. Define los temas que quieres abordar en el documento y asegúrate de que sean relevantes para tu negocio.
- Definir las normas y reglas. Define las normas y reglas que quieres incluir en el conjunto de reglas. Estas pueden incluir temas como la puntualidad, el uso de la tecnología, el comportamiento en reuniones, entre otros. Recuerda que vayan en la línea de la imagen corporativa que quieres dar.
- Identificar responsabilidades. Identifica quiénes serán los responsables de hacer cumplir las normas y quiénes serán los encargados de supervisar su cumplimiento. Asegúrate de que todas las responsabilidades estén claramente definidas y que las personas encargadas de cumplirlas estén debidamente capacitadas.
- Establecer procedimientos. Define los procedimientos que se deben seguir para la resolución de conflictos o situaciones inesperadas que puedan surgir en la compañía. Asegúrate de que los procedimientos estén claros y sean fáciles de seguir.
- Comunicar el protocolo. Comunica las reglas a todos los miembros de la sociedad. Asegúrate de que todos lo entiendan y de que sepan cuál es su papel en la implementación de las reglas. Proporciona la información en distintos formatos para que todos tengan acceso a ella.
- Evaluar y hacer seguimiento. Evalúa regularmente el plan establecido para asegurarte de que está siendo efectivo y adecuado para las necesidades del negocio. Haz cambios o actualizaciones si es necesario y comunica estos cambios a todos los miembros del negocio.
Ejemplos de compañías que han implementado protocolos empresariales efectivos
Hay muchas corporaciones que han implementado normativas de comportamiento efectivas. A continuación, presentamos algunos ejemplos:
- Toyota. Este negocio automotriz ha implementado un plan de comportamiento en el negocio llamado “Toyota Way”, que se enfoca en la mejora continua y el trabajo en equipo. El ceremonial incluye normas y reglas para la toma de decisiones, la resolución de problemas y la gestión de la calidad.
- Google. La corporación de tecnología ha establecido un conjunto normativo que se enfoca en la transparencia y la colaboración. El plan incluye normas para la comunicación abierta, la toma de decisiones conjuntas y el trabajo en equipo.
- Marriott. La cadena hotelera ha implementado un sistema de comportamiento que se enfoca en la atención al cliente y la calidad del servicio. El sistema cuenta con reglas para la atención al cliente, la limpieza y el mantenimiento de las instalaciones.
En definitiva, hay muy pocos motivos por los que no animarse a establecer un protocolo empresarial en tu negocio. Nosotros, por supuesto, te recomendamos que empieces a trabajar sobre él cuanto antes. Del mismo modo, te aconsejamos que encargues su implementación a personas con capacidad de liderazgo y de trabajo en equipo. Tan solo así el éxito estará asegurado. ¡Anímate!
