Métricas y KPI's: mide la productividad de tus empleados

Establecer objetivos y conseguir lograrlos eficaz y eficientemente, son los retos más importantes a los que se enfrenta toda organización empresarial. Conocer la efectividad de cada área de una empresa es fundamental para tener claro el nivel  de productividad que se está obteniendo.

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Una buena gestión del tiempo ayudaría a conseguir de forma más eficiente todos los objetivos de la empresa, pero para ello, tenemos que saber primero dónde fallamos y cómo de productivos somos.

¿De qué depende la productividad? La productividad depende de diversos factores clave: tecnológicos, estratégicos, financieros… y de la mano de obra,  los empleados.

Hay varias formas cuantificables de determinar si las ventas u otros conceptos aumentan o disminuyen. Sin embargo, cuando se trata de medir la productividad de los empleados, no hay una manera obvia de evaluar la efectividad de su trabajo.

Aquellas empresas que pueden obtener la mayor productividad de cada trabajador consiguen un porcentaje mayor de rendimiento y mejores resultados finales. Para ello las empresas utilizan los KPI’s, donde obtienen información sobre la eficacia y productividad de las tareas realizadas.

¿Qué es un KPI’s?

Un KPI’s (Key Performance Indicator) es una serie de métricas que se utilizan para sintetizar la información sobre la eficacia y productividad de las acciones que se lleven a cabo en un negocio con el fin de poder tomar decisiones y determinar aquellas que han sido más efectivas a la hora de cumplir con los objetivos marcados en un proceso o proyecto concreto.

¿Por qué utilizar los KPI’s?

  • Permiten obtener información de utilidad para la empresa.
  • Medición de determinadas variables y resultados a partir de esa información.
  • Analizar la información y efectos de unas determinadas estrategias.
  • Comparar la información y determinar las estrategias y tareas efectivas.
  • Tomar las decisiones oportunas.

Métodos para medir la productividad basada en KPI´s

Cuando se habla de métodos de medición o cuantificación de valores empresariales,  indiscutiblemente aparece el concepto de KPI’s (Key Performance Indicators).

Un indicador clave de rendimiento es un valor medible que demuestra la eficacia con la que una empresa está logrando los objetivos establecidos. Las empresas utilizan indicadores clave de rendimiento y productividad en múltiples niveles para evaluar el éxito.

Medir la productividad de un empleado no es una tarea fácil. Es aquí donde entran en juego los KPI’s, estos ofrecen información valiosa a la hora de evaluar el rendimiento de los empleados.

Obviamente los responsables desean medir el rendimiento en términos de cantidad, pero las KPI’s ofrecen datos cualitativos que facilitan descubrir nuevas formas de motivar, delegar las tareas correctamente de acuerdo con las capacidades de cada uno.

El tipo de métricas y la naturaleza de las KPI’s dependen directamente de las necesidades, deseos u objetivos señalados en una estrategia de negocio.

Así pues, es posible categorizar 4 contextos de situación donde fijar indicadores clave de rendimiento para evaluar a los empleados. Veamos cuales son esto contextos clave para medir la productividad:

  1. Contexto en base a la Cantidad. Si se desea conocer datos enfocados a la cantidad de los indicadores clave de rendimiento deben apuntar a acciones como: número de productos fabricados, número de facturas procesadas, prácticamente cualquier cosa que pueda cuantificarse y presentarse en un informe. Este es el contexto más visible y fácil de medir.
  2. Contexto en base a la Calidad. En este apartado podrían incluirse KPI’s para conocer el número de productos defectuosos, errores de rendimiento, comentarios de clientes, etc.
  3. Contexto en base a la Velocidad. Los indicadores clave de rendimiento cuantifican cuestiones tan importantes como: tiempos de finalización del proyecto en comparación con los tiempos estimados, finalización de tareas diarias, unidades fabricadas por día…
  4. Contexto en base al Costo. El costo del empleado (nómina, formación, etc.) frente al gasto final para el desarrollo de un proyecto o proceso de negocio interno.

A continuación podemos enumerar una serie de ejemplos de KPI´s directamente relacionadas con el rendimiento y la productividad de los empleados.

Beneficio por empleado

Se trata de un indicador muy básico que nos puede dar una idea del beneficio que nos aportan los empleados de diferentes áreas de negocio de la organización empresarial.

Se puede calcular con la siguiente fórmula: Ganancia por empleado = Ganancia total / Número de empleados

Este indicador de rendimiento es muy utilizado por empresas que subcontratan a empleados o Freelance, si la tasa es alta, el beneficio y rendimiento es óptimo.

Tiempo medio por tarea

El “timing” en las tareas y procesos de negocio a desarrollar es un factor clave para medir la productividad. Es una buena KPI’s para conocer la verdadera efectividad de un proyecto o proceso de trabajo.

La fórmula es bien sencilla: Tasa promedio de finalización de tareas = Tiempo total en completar una tarea (dentro de un tiempo establecido) / número de veces realizadas.

Este KPI’s mostrará las diferencias entre distintas áreas de trabajo y el estudio de cómo mejorar aquellas que no sean tan rentables o efectivas.

Tasa de trabajo por empleado

Este es uno de los indicadores de rendimiento más importantes para medir la productividad. Bajo este indicador entran en juego conceptos tan interesantes como la proporción entre las horas facturadas registradas y las horas totales por empleado, dando una clara visión sobre el rendimiento final de cada empleado.

Tasa de trabajo (%) = (Total de horas facturables mensuales / total de horas registradas) x 100

Este indicador es importante ser detallista y tener una clara consideración sobre la diferencia entre horas facturable s las que nos lo son.

Como se puede observar, lo KPI’s se introducen en la metodología interna de los procesos de trabajo, facilitando la obtención de datos, información, estadísticas, etc.

Una buena elección de unos KPI’s son la clave para cumplir con los objetivos de la empresa, variarán en función de las metas que quieras alcanzar, y además te ayudarán a organizar datos de un modo más sencillo.

Si te ha gustado este post, cuéntanos cuál ha sido tu experiencia o qué herramientas has utilizado para poder medir la productividad en tus equipos.

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