Cómo hacer una nómina paso a paso

El concepto de nómina es conocido por todos, parte referencial y contractual entre empleador y trabajadores, marca la visibilidad del salario que recibirá el trabajador.

Pero un gran porcentaje de la población apenas sabe con certeza qué es la nómina y que concepto se muestra. Conocer bien los detalles internos de una nómina es fundamental a la hora de negociar contratos y nuevos puestos de trabajo.

También es importante para poder leer correctamente la nómina e identificar cualquier error que pueda surgir.

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Es un tema importante pues en la nómina se refleja lo acordado en las negociaciones contractuales, además todas tienen un esquema básico para ser emitidas.

¿Dudas sobre tu nómina? ¿No busques más? Te contamos todo lo que necesitas saber sobre las nóminas e incluso cómo crearlas de manera correcta.

¿Qué es una nómina?

Comenzaremos por lo más básico, la definición de nómina. La nómina es aquel documento que la empresa entrega al empleado en la cual se refleja el sueldo a percibir.

Dicho sueldo está desglosado en diferentes conceptos como, por ejemplo, la aportación del trabajador a la Seguridad Social o la retención IRPF que es aplicada al montante.

Pero no solo el empleado ha de conocer el término de nóminas, los autónomos y empresas también deben saber lo que significa y qué conceptos deben aplicar en sus trabajos.

Por lo tanto, la nómina es un recurso insustituible entre trabajadores y empleadores.

¿Qué debe contener la nómina?

En la creación de una nómina se han de tener en cuenta una serie de aspectos básicos que moldearán la nómina final.

Veamos algunos de ellos:

Conceptos a tener en cuenta

Tipo de contrato. No todos los contratos son iguales y poseen la misma clase de nóminas. La duración del contrato marca el devenir del tipo de nómina. Por ejemplo, el tiempo que se cotiza a la Seguridad Social va ligado al tipo de contrato, además del porcentaje a retener de IRPF.
Convenio colectivo. Dependiendo del convenio colectivo se aplicarán unos u otros complementos salariales, horas extras, etc…
Pagas extras. Es importante saber si las pagas van a estar prorrateadas en la nómina mensual o serán aplicables en los plazos estipulados.
Categoría profesional. La categoría profesional va unido al grupo de cotización que afecta directamente a la cotización de la Seguridad Social.
Bajas. Las bajas también son un factor determinante para el cálculo final de las nóminas.

Pero esto es solo el principio, la creación de una nómina requiere tener en cuenta una serie de pasos y disposiciones de las partes en las que se compone.

Sigue leyendo y sabrás cómo realizar una nómina desde cero sin dejar nada en el olvido.

¿Cómo crear una nómina?

Para un mejor entendimiento de cómo crear una nómina vamos a ir por partes dejando muy claro que debe reflejar cada una de ellas ¡Toma nota!

Partes de la nomina

Encabezado de la nómina

Como buen documento legal, tienen una parte de encabezado que deben de llevar todas las nóminas e integra los siguientes datos:

Datos de la empresa. En primer lugar debe aparecer de forma visible y muy claro, los datos de la empresa que emite la factura. Así pues estamos hablando de información acerca de: el nombre legal de la empresa, su domicilio fiscal, el CIF y el código de cuenta de cotización.
Datos del trabajador. Así como se debe hacer presente los datos de la empresa, también hay que reflejar aquellos datos que identifiquen al trabajador al que le corresponde la factura emitida. Estos datos son: nombre completo, DNI, número de afiliación a la Seguridad Social, categoría o grupo profesional, grupo de cotización, fecha de antigüedad o de ingreso a la empresa y código de contrato.
Periodo de liquidación. El tiempo trabajado al que se refiere la nómina. Debe incluir la fecha de inicio así como la fecha de finalización de la actividad.

Un simple vistazo al encabezado debe servir para saber quién y a quién se emite la factura sin ningún tipo de duda.

Devengos

Los devengos son aquellas retribuciones que percibe el trabajador por su labor o actividad profesional.

En otras palabras, los devengos son todos los conceptos salariales que el empleado genera durante el mes trabajado.

Sumados conforman el sueldo bruto del empleado sin las deducciones. Esto hay que tenerlo muy claro.

Los devengos se dividen en dos conceptos muy importantes: Percepciones salariales y las percepciones no salariales.

Percepciones Salariales

Son todas las percepciones que recibe el empleado por su trabajo: dinero, pluses o en especie. Todas cotizan a la Seguridad Social ¿Cuáles son?

Salario Base. El móntate que recibe el empleado por su trabajo en un periodo de tiempo determinado (normalmente mensual). Siempre debe de cumplir las características del convenio aplicado.
Complementos Salariales. Todo lo que puede percibir el trabajador de manera extraordinaria por su actividad laboral: antigüedad, pluses, peligrosidad, extras por objetivos. Los complementos pueden ser de muy diferente naturaleza y depende del tipo de actividad realizada.
Horas extraordinarias. Todo aquello trabajado por encima del horario laboral deberá ser retribuido y fijado en la nómina.
Pagas. Todo aquello relacionado con las pagas extraordinarias que según convenio percibirá el empleado. Como hemos dicho anteriormente, se ha de estipular con anterioridad si han de ser prorrateadas o percibidas en los periodos tradicionales.
Retribuciones flexibles. Sistema de retribución en el que el empleado cobra parte en efectivo y la otra en especies. Este salario en especie no puede superar más del 30% del salario bruto.

Percepciones no Salariales

Conceptos y percepciones relacionadas con indemnizaciones, suspensiones o despidos. No cotizan a la Seguridad Social.

Todos estos conceptos conforman los devengos y la suma de todos ellos es el denominado el Salario Bruto que se verá bien reflejado en la nómina.

Deducciones

Esta es la tercera parte de la nómina, en ella encontraremos las deducciones, aquellos conceptos que se restan de los devengos y dan como resultado el salario neto:

Aportaciones a la Seguridad Social por parte del Trabajador. Las aportaciones que hace a la Seguridad Social el trabajador: Contingencias comunes (4,70%), desempleo (1,55% si el contrato es de tipo indefinido o 1,60% si el contrato es de duración determinada), formación profesional (0,10% , horas extraordinarias normales (4,70%) y horas extraordinarias de fuerza mayor (2%).

Cálculo de las Bases de Cotización

Base de cotización por contingencias comunes (BCCC):

Salario Base + Complementos salariales sujetos a cotización + el prorrateo de las pagas extras.

Base de cotización por contingencias profesionales y de recaudación conjunta: BCCC + el valor de las horas extras realizadas.

Base para retención de IRPF: Se toma el total devengado y se le restan las cantidades exentas de IRPF.

Anticipos. Solo si la empresa anticipa el sueldo o parte del sueldo al trabajador.
IRPF. Su cálculo es en base a los ingresos del trabajador y a las características personales del mismo. Puede decirse que conocer que el cálculo del IRPF para cada empleado es una de las cuestiones más complicadas pues entran en juego una serie de supuestos: Situación familiar, discapacidad, la situación laboral, gastos deducibles, retribuciones, etc… Hay que tener muy claro que el menor cambio de la situación del empleado influirá en el cálculo final del IRPF.
Valor de retribuciones en especie. Aquí entrarán todas aquellas percepciones en especie recibidas por el trabajador. En otras palabras, todos aquellos conceptos referidos a la retribución flexible pactada.

En la última parte de la nómina, se refleja el Líquido a Percibir. Se verán detallados los devengos y las deducciones asociadas a ellos.

Así pues, por lo general, identificamos la Remuneración Total. Esta cantidad será el salario mensual del trabajador con o sin las pagas prorrateadas, depende del caso.

También si existen pagas extras prorrateadas serán visibles en esta parte de la nómina.

Más abajo, ya podremos encontrar un pequeño resumen referido a: la base de cotización a la S.S., la Base de contingencias profesionales, la Base de IRPF, el Total Devengado y el Total a deducir.

Por último, y como parte final de la nómina se han de especificar lo siguientes datos:

Fecha de ingreso de la nómina.
Entidad bancaria y número de cuenta.
Sello de la empresa o firma del empleador.
Firma del trabajador a modo de confirmación.

Por suerte, existen numerosas aplicaciones y plataformas que facilitan la creación de las nóminas, siendo mucho más sencillo obtener los datos y los cálculos referidos a las cantidades, convirtiéndose en un proceso automático en la mayoría de las ocasiones.