¿Alguna vez te has parado a pensar en las cifras detrás de una reunión? Cada vez que convocas a 10 personas para una reunión de una hora, estás sacrificando 10 horas de productividad. Es decir, hay 9 horas que caen en el saco de la pérdida de rendimiento.
Considerando este dato, y teniendo en cuenta que seguramente tienes unas cuantas reuniones semanales, ¿cuántas horas de la productividad de tu equipo crees que estás sacrificando al cabo de un mes?
¿Quieres aprender a organizar reuniones más productivas que no supongan una pérdida de tiempo para tu equipo? Sigue estos pasos:
1. Escoge bien las personas que deben asistir a la reunión. Nada de convocar a todas las personas del departamento. Cada persona que asiste a la reunión está sacrificando un valiosísimo tiempo para estar ahí. Así que, escoge las personas que deben estar en esa reunión cuidadosamente. La reunión debe estar dirigida a personas implicadas en el proyecto que se va a tratar y a personas que puedan tomar decisiones sobre lo que allí se está hablando. Para el resto, solo supondrá una gran pérdida de tiempo.
2. Fija un orden del día claro. La claridad es la llave. Por eso, siempre tienes que establecer una agenda clara para cada reunión. Esto ayudará a los miembros de tu equipo a saber de antemano los temas que se tratarán y así, podrán preparar la reunión para que sea más productiva. Sin una agenda establecida, los asistentes a la reunión acabarán hablando de otros temas no relacionados con el motivo de la convocatoria, alargándola más de lo necesario. Uno o dos días antes, puedes enviar un e-mail a todos los asistentes con un listado de temas a tratar y el tiempo destinado para cada uno de los temas. Así será más fácil seguir el guion durante la reunión y no dispersarse.
3. Define un horario de fin. Normalmente, las reuniones se alargan más de lo necesario. Pero esto no tiene por qué ser así. Restringir el tiempo de duración de la reunión ayudará a que los asistentes estén más centrados y concentrados en lo que allí se está tratando.
4. Acaba indicando los siguientes pasos a seguir. Al final de la reunión es importante dedicar 10-15 minutos a definir los siguientes pasos que hay que dar. Y ahora, ¿qué vamos a hacer? Si los asistentes a la reunión salen de allí sin saber cuáles serán los siguientes movimientos, de nada habrá servido esa hora ya que nadie avanzará. Asimismo, es recomendable que después de la reunión envíes un acta a todos los asistentes con los temas tratados y los siguientes pasos que cada uno debe dar.
Si llevas a cabo los consejos anteriores, tus reuniones dejarán de ser una pérdida de tiempo para convertirse en una herramienta más a favor de la productividad de tu empresa.
