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La optimización de procesos de trabajo: consejos y herramientas

La optimización de procesos dentro de la empresa es necesaria en el momento en que puedes advertir ciertos problemas. Para ello, es preciso que realices un análisis exhaustivo para conocer los puntos débiles de la corporación y, de esta forma, corregirlos. Necesitarás disponer de las herramientas necesarias y seguir los ejemplos de aquellas empresas que han tenido éxito tras optimizar sus procesos.

Herramientas adecuadas para optimizar procesos empresariales

Uno de los aspectos fundamentales que no podemos dejar de lado es la innovación en una empresa. Los adelantos tecnológicos avanzan a una velocidad vertiginosa y contar lo último en software puede marcar la diferencia. Obviamente, antes deberás comprobar si esta es una falla de tu marca, con el fin de ponerte manos a la obra para mejorar la informatización de la misma.

La digitalización es obligatoria si deseas que tu empresa compita en el mercado y comience a obtener ganancias. Además, consigues disminuir la carga de trabajo que pueden sufrir tus empleados, especialmente si cuentas con una corporación aún pequeña.

Una manera de optimizar tu medio de trabajo es pasar la información que tienes en papel a dispositivos electrónicos. Así, la búsqueda de cualquier documento se agiliza, pudiendo acceder a un escrito determinado en cuestión de segundos. Esto mismo te ayuda a editar, en caso de que precises la misma información para una nueva gestión.

Con la digitalización te olvidas de los posibles fallos que ocasiona el fax, al lograr enviar un documento con la máxima calidad. Por supuesto que mantendrás un orden excelente y será difícil justificar la pérdida de archivos.

Además de poder acceder a estas herramientas informáticas, para optimizar los procesos de la empresa, existen otras acciones necesarias que te ayudarán no solo a mejorar su funcionamiento, sino a aumentar el rendimiento de los empleados.

Consejos prácticos para implementar la optimización de procesos en la empresa

En todo protocolo empresarial debe analizarse la situación actual, para comprobar que el entorno laboral sea adecuado, así como la organización de la empresa. Al optimizar los procesos, debemos centrarnos no solo en el área informática, sino en todo lo que rodea al trabajador.

Mantener un entorno adecuado

La organización en el puesto de trabajo de cada empleado es crucial. Años atrás podíamos ver mesas llenas de documentos, que podía resultar un caos para el trabajador. Por suerte, el uso de ordenadores nos permite mantener un espacio más relajado, ya que los archivos están clasificados por carpetas virtuales, que ocupan mucho menos espacio que el papel.

De esta forma, las áreas de trabajo de los empleados se vuelven más apacibles, se respira una mayor limpieza y el empleado no tiene que enfrentarse al desorden. Solo así conseguimos que estén incentivados durante su horario laboral.

Mejorar la gestión del trabajo

El orden debe estar presente en todo momento, incluso en la carga de trabajo que des a tus empleados. Los proyectos en tiempo real y en pequeñas porciones ayudarán a que el trabajador los lleve a cabo de manera notable, sin tanta presión y con mejores resultados. Si hay que realizar un trabajo demasiado amplio, puedes poner en marcha a todo el equipo y dividir las tareas, a fin de que la carga individual sea menor.

Si nos enfocamos en la gestión, será más fácil aumentar la productividad en una empresa y, con ella, las ganancias, que permiten su sostenibilidad. Cuando a un empleado le sobrecargas de responsabilidades puedes estar afectando a sus resultados y a su salud. Esto es un problema que suele darse en corporaciones pequeñas, con un número menor de trabajadores. Crear un proyecto de trabajo a largo plazo, en el que la persona pueda organizarse, puede formar parte de la solución.

Contar con organizaciones y empresas que nos ayuden a gestionar la empresa

Ante la falta de empleados y la acumulación de trabajo, y en caso de que tengas dificultades para aumentar la plantilla, puedes recurrir a la contratación de otras empresas que te ayuden a la gestión. Del mismo modo, también puedes recurrir a autónomos o freelancers que cubran las necesidades laborales de tu corporación en determinados periodos.

Los costes de estos contratos no resultarán tan elevados como podría ser una ampliación de la plantilla de la empresa. Además, esta delegación laboral tiende a representar importantes beneficios a corto o largo plazo, que pueden traducirse en un crecimiento de la corporación y, por tanto, una mayor visibilidad en el mercado.

Ejemplos de empresas que han logrado éxito al optimizar sus procesos empresariales

Cuando tienes claros tus objetivos laborales es más sencillo que optimices los procesos internos de tu empresa y, así, alcances el éxito. La apuesta por la innovación, basada siempre en la mejora de su procesamiento y organización interna, nos permite reconocer algunos ejemplos de triunfo empresarial.

El caso de Netflix

Una de las marcas que han sabido adaptarse a las nuevas tecnologías, comenzando por estructurarse internamente, es Netflix. Su presencia en Internet y toda la fama que ha conseguido ha sido posible mediante la optimización de sus procesos internos, en donde ha influido la motivación de sus empleados.

En 2006 se creó Netflix Price, con el fin de premiar a aquellos empleados que lograran alcanzar el 10 % de eficiencia, mejorando el algoritmo. Aunque se requirieron tres años para alcanzar este porcentaje, en la actualidad podemos comprobar cómo esta marca ha seguido superándose.

El gigante Google

Otro ejemplo es Google, que supo organizar sus diferentes subempresas, al mismo tiempo que las agrupaba en una sola start-up. La transparencia y buena comunicación entre sus múltiples áreas, así como la oportunidad que brinda a sus trabajadores para expresarse libremente, en pos de mejorar su posicionamiento, forman parte del éxito de esta enorme empresa que, a día de hoy, reúne negocios como telefonía, aplicaciones para móviles, programas informáticos y un largo etcétera.

Cuando te centras en la optimización de procesos de tu empresa, analizando primeramente sus posibles fallas, puedes lograr el éxito tan esperado. No solo debes mejorar la informatización de tu corporación, sino que debes tener en cuenta la satisfacción de tus trabajadores y darles la oportunidad de seguir creciendo en su entorno laboral.

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