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Gestión horaria: una oportunidad de crecimiento para empresas

Desde hace décadas, los negocios centraban la productividad en la maximización del esfuerzo. Sin embargo, una tendencia contemporánea surgida de los RR. HH. ha llegado para cambiar el paradigma. La gestión horaria se está consolidando en el panorama empresarial para generar un impacto realmente positivo.

La gestión horaria, clave para la motivación en las empresas

Durante 2020, asistimos a una auténtica revolución en el ámbito de la productividad comercial. Lo paradójico fue que este cambio, además de superar las expectativas más ambiciosas, fue improvisado. La pandemia de COVID obligó a implantar el teletrabajo en un recuerdo que continúa siendo estresante y prometedor a partes iguales. ¿Por qué lanzamos esta afirmación?

Si lo piensas, durante esos meses, descubrimos que la capacidad de resiliencia corporativa era mucho mayor de lo que sospechábamos. Se posicionó a los empleados de una empresa como el valor clave para superar cualquier desafío, incluso uno de proporciones tan descomunales como el que se impuso.

Pero ¿sabías decir cuál fue el valor que permitió capear el temporal? La realidad demuestra que no fue el dinero, sino el tiempo. Las inversiones que efectuó la plantilla se tradujeron en tiempo y dedicación. Por tal razón, la gestión del tiempo se ha posicionado como una nueva oportunidad para volver a traer al primer plano una cualidad que demostró un absoluto protagonismo.

¿Cómo se gestionan los tiempos de descanso?

Durante el transcurso de este artículo, es inevitable hacer referencia a los planteamientos legales. La normativa actual no hace referencia a cómo gestionar los tiempos de descanso, pero sí impone límites. Por tanto, las formas quedan sujetas a la interpretación de los negocios, lo que permite identificar distintas tendencias.

  • Softwares de control horario: Una de las aplicaciones más demandadas está relacionada con la metodología SaaS (software as a service). En este sentido, es posible coordinar los descansos de todos los empleados en tiempo real y administrar el tiempo con una completa adaptación a la realidad de la empresa.
  • Sistemas de gestión en línea: La base de esta solución vuelve a ser, nuevamente, la tecnología. No obstante, la diferencia radica en que este medio permite la colaboración de los empleados. Pueden añadir sugerencias o, simplemente, planificar sus descansos con mayor libertad, otro punto clave para la motivación.
  • Correo electrónico como alternativa: La petición de días libres y descansos mediante correo electrónico es otra de las opciones a disposición de las compañías. Este medio es algo más tradicional y contrapone la accesibilidad para el empleado con la dificultad de coordinación para el departamento de RR. HH.

Resulta casi imposible no mencionar una de las características de la administración que está adquiriendo un mayor peso en la actualidad. La asistencia por medio de smartphone está convirtiéndose en una solución a medida para negocios de logística o reparto de comida. La clave está en la posibilidad de geolocalizar a los trabajadores y mantenerse en comunicación constante.

Con el medio anterior, se persigue una coordinación mucho más efectiva y dar un impulso a los empleados motivados. La productividad de una empresa se ve potenciada gracias a la posibilidad de incorporar sistemas de interlocución. Hay compañías que resuelven la ecuación del control horario a través de este planteamiento, es decir, con una completa predisposición a las necesidades del empleado.

¿Qué dice la ley sobre la gestión horaria?

El Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo resulta determinante en este ámbito. La Ley de Control Horario convierte el registro de entradas y salidas en una obligación, por lo que deja de ser una simple posibilidad para los negocios.

Los empresarios, de igual modo, deberán guardar el registro durante cuatro años. Cuando un empleado desee conocer las horas que ha trabajado, tiene derecho a solicitarlo. Te interesará saber, asimismo, que las horas extraordinarias acumuladas deberán ser objeto de comunicación mensual, lo que constituye una obligación adicional para el departamento de RR. HH.

Con el objetivo de garantizar el cumplimiento de esta ley, la inspección de trabajo pasará a incorporar esta materia en sus verificaciones. En caso de comprobar la inexistencia de un registro de jornada, la compañía podrá enfrentar las siguientes sanciones:

  • Infracción leve: Entre 60 y 625 euros.
  • Infracción grave: Entre 626 a 6250 euros.

Si todavía realizas el registro en papel y en un archivo físico, es más que seguro que te haya surgido una cuestión importante. ¿Puedes seguir haciéndolo con la nueva ley? La respuesta es que sí, puesto que la digitalización es recomendable, no obligatoria. De todos modos, recuerda que hay subvenciones que puedes solicitar para la transición, como el Kit Digital.

¿Qué beneficios tiene una gestión horaria centralizada?

Durante los últimos años, la propia experiencia ha demostrado que la motivación en las empresas es fundamental. Precisamente, este es uno de los principales beneficios del control de asistencia y presencia, pero hay otros más. Un análisis detallado es imprescindible para que comprendas el potencial de futuro de esta propuesta.

  • Potencia la productividad laboral: Los negocios tienen la opción de diseñar un plan de carrera usando la gestión horaria como métrica. De hecho, debes saber que este tipo de promociones se ven perjudicadas por la inexistencia de una KPI de utilidad. Esta es una de las más efectivas en el caso que nos ocupa.
  • Distingue entre presencia normal y efectiva. Estas dos modalidades han demostrado estar contrapuestas cuando lo que buscamos es eficiencia y rentabilidad. Este método de control permite conocer qué empleados están realmente trabajando y cuáles solo están presentes en el entorno laboral.
  • Contribuye a captar y retener talento: La incorporación de métricas y sistemas que valoren el trabajo de forma objetiva es un atractivo para la plantilla. Por tanto, es posible reducir la tasa de rotación del personal y dar un fuerte impulso a la captación de talento para revalorizar la compañía.

Como has podido comprobar en estas líneas, la gestión horaria es clave para superar los desafíos que plantea el futuro. Un adecuado planteamiento de esta dinámica, junto con un método de implantación progresiva, son las herramientas más útiles para las empresas. 

Desde ahora, es momento de dejar a un lado el «cuándo» y centrarse en el «cómo» hacerlo realidad. En UP Spain podemos ayudarte a gestionar el tiempo de tu plantilla con nuestras plataformas para empresas. 

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