Plan de contingencia de una empresa. Qué es y cómo hacerlo

Siempre es recomendable un plan B para cualquier imprevisto. Con lo vivido con la pandemia se ha agudizado la idea de que todo puede pasar sin tiempo para analizar y ofrecer soluciones viables para poder salir adelante.

En el contexto empresarial  el análisis y gestión de riesgos es un proceso que ha de tenerse muy presente. En un mercado tan flexible y competitivo los cambios no esperan y las compañías han de tener la respuesta necesaria para cada caso.

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De estos escenarios nace el concepto de plan de contingencia, del que puede decirse que es un as bajo la manga en caso de producirse situaciones previamente estudiadas.

Hoy vamos a tratar el tema del plan de contingencia y lo vital que puede ser tener soluciones prácticas frente a ideas improvisadas y sin estudio ¡Vamos allá!

¿Qué es un plan de contingencia?

El plan de contingencia es una estrategia proactiva dirigida a identificar y determinar posibles situaciones o eventos inesperados.

A veces,  puede ser una contingencia  positiva, como una entrada inesperada de dinero, pero la mayoría de las veces el término se refiere a un evento negativo que afecta a determinadas áreas de la compañía.

El plan de contingencia establece los criterios y características de determinadas situaciones, por muy difícil que se puedan dar, vinculado soluciones optimizadas para suavizar el impacto sobre la empresa.

Al comienzo del texto, hablábamos del plan B. Pues bien,  los planes de contingencia son el plan B de las empresas ante situaciones adversas inesperadas.

También pueden denominarse como la gestión y análisis de riesgos, nada puede quedar a la improvisación.

¿Cómo hacer un plan de contingencia en la empresa?

Para que un plan de contingencia sea lo más efectivo posible, han de participar todas las partes interesadas.

Es momento de lanzar todo tipo de ideas sin dejar nada en el tintero, pero siempre bajo un proceso escalonado y por etapas ¡Toma nota!

Etapas del plan de contingencia

Un buen plan de contingencia ha de estar plenamente estructurado, quemando las siguientes etapas:

Identificación y priorización de recursos

En primer lugar, se ha de realizar un listado de aquellos recursos, bienes, etc… que posea la empresa.

Luego se ha de priorizar y enumerar cada uno de ellos según su valor para tener muy claro las prioridades a atender.

Riesgos

Conociendo los recursos de la empresa, se debe determinar los riesgos que pueden afectar. Es necesario reunirse con aquellas partes de cada departamento que puedan definir todos los riesgos que pueden hacer daño a la compañía, por muy menores que sean.

Redactar el plan de contingencia

Identificados los riesgos, ya es posible desarrollar el plan de contingencia para cada riesgo. Redacta el plan comenzando con lo más crítico para la vida de la empresa. Si el tiempo lo permite, se puede crear un plan para todo lo que está en la lista.

La solución a aplicar en cada riesgo tiene que estar relacionado con el cuidado del funcionamiento normal de la empresa, pensando en las comunicaciones, las responsabilidades de las personas, los plazos…

Compartir el plan de Contingencia

El plan de contingencia no es solo para unos pocos. Muestra las actuaciones necesarias ante diferentes riesgos.

Un plan de contingencia, no importa lo detallado que sea, no es efectivo si no se ha comunicado adecuadamente.

Todos deben de saber cómo actuar y tener presente ante la posible aparición de los riesgos definidos en el plan.

Revisión

Tan importante es la redacción de un plan de contingencia como desarrollar periódicas revisiones.

La propia empresa, el mercado… son conceptos flexibles y cambiantes y esto afecta a los eventos posibles o riesgos a asumir.

Un plan de contingencia debe actualizarse,  ya que puede correr el riesgo de no ser efectivo con el paso del tiempo.

Plan de contingencia frente al Covid

Como ya hemos dicho anteriormente, la pandemia de Covid19 ha demostrado que los contratiempos pueden suceder muy rápidamente y no estar preparados para ello.

A día de hoy, muchas empresas ya poseen un plan de contingencia frente al Covid, aunque algunas todavía pueden mejorarlo, ya que poco a poco se retomará de nuevo la normalidad, o nueva normalidad, lo que provocará una vuelta masiva a oficinas, transporte público, etc y hay aspectos de seguridad que no deben ser olvidados. 

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Veamos algunos de los puntos que destacan de un plan de contingencia frente al Covid.

Objetivo del plan de contingencia

El objetivo es muy claro: la reducción de la exposición al riesgo de contagio así como su propagación, minimizando al desgaste de funcionamiento normal de los procesos de la empresa.

Ejemplo

Un ejemplo de como crear un plan de contingencia para la vuelta a la normalidad, o a la nueva normalidad después del Covid.

Identificación y priorización de recursos

Se debe hacer una definición detallada de:

  • Puestos de trabajo.
  • Plantilla, tareas, organización del trabajo.
  • Presencia de otro tipo de personal o clientela.
  • Vías y modos de desplazamiento.

Además, determinar las actividades que pueden clasificarse como prioritarias o secundarias.

Riesgos

Antes las peculiares características del Covid 19 se establecen tres niveles de riesgo:

Baja probabilidad de exposición

Aquellas zonas y personas que no tienen una gran exposición hacia otros. Se debe hacer un listado de aquellos puestos y profesionales que no tengan un riesgo claro. Así como la descripción de los posibles riesgos.

Exposición de bajo riesgo

Un escenario en el que la exposición ya tiene un cierto riesgo de exposición. Se han de evaluar las situaciones y personas y cuáles son los riesgos asumidos en cada caso. A mayor exposición, mayores riesgos a evaluar.

Exposición de riesgo

Situaciones de máxima gravedad, donde el contacto es mucho más estrecho y es más posible un contagio o la propagación del mismo.

Aquellos riesgos deben ser bien identificados aunque sea el más mínimo detalle.

Redacción del plan de contingencia

Una vez evaluado y definido los riesgos se han de establecer las soluciones y medidas a aplicar dentro del plan de contingencia. Entre otras, mostramos algunos de ejemplos:

  • Lavado frecuente de manos.
  • Asegurar la existencia de dispensadores de jabón líquido y papel para secado de manos.
  • Proporcionar un desinfectante de base alcohólica.
  • Limpieza exhaustiva de las superficies.
  • Informar de las medidas preventivas y limitar el aforo de acceso a las instalaciones.
  • Limitar el contacto presencial (por ejemplo, teletrabajo)
  • Difundir recomendaciones para prevenir el coronavirus.
  • Actualizar y difundir el Plan de Contingencia, teniendo en cuenta la situación actual.

Revisión

Como todos sabemos, la situación de la pandemia de Covid19 es un escenario a largo plazo. Esto hace más relevante el hecho de revisar y actualizar el plan de Contingencia, para ajustarlo a las nuevas medidas y progreso de la pandemia.

El plan de Contingencia es vital para no sufrir grandes parones y desajuste dentro del proceso productivo. A día de hoy, es obligatorio proporcionar un plan de contingencia para poder sobrellevar los efectos de la pandemia de Covid19. 

A continuación os dejamos con una guía para saber cómo actuar en las empresas frente a la vuelta de la nueva normalidad, cuyo riesgo no es cero, y por tanto, se deben seguir tomando las medidas de seguridad.

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