Gestionar una empresa de un modo correcto y profesional requiere conocer perfectamente todo lo que acontece dentro de la compañía, por eso en este artículo vamos a ver como el mapa de procesos puede ayudar a ello.
Los diferentes procesos que se suceden dentro de cada área de una empresa pueden llegar a ser muy complejos, por todas las correlaciones internas que suponen para que se lleve a cabo la comunicación y la productividad de un modo óptimo.
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Es bueno recordar que el núcleo de toda empresa son los procesos que se desarrollarán en una secuencia determinada para poder llevarse a cabo.
Cada vez es más importante mantener análisis continuos sobre lo que acontece en una empresa, pues ayuda a conocer la verdadera realidad y facilita una mejor toma de decisiones.
Una buena técnica para poder tener presente la realidad de lo que pasa en una empresa es desarrollar un mapa de procesos de una compañía.
Veamos en qué consiste el mapa de procesos de una empresa y toda la información que puede dar.
Qué es un mapa de procesos
El mapa de procesos es una poderosa técnica de análisis que utiliza símbolos, para obtener una representación visual de una actividad empresarial de principio a fin.
Esta técnica traza cada paso de un proceso e identifica no sólo lo que se hace, sino también quién, dónde, cuándo, cómo e incluso por qué.
Con un mapa de procesos se puede obtener una visión más detallada de todos los procesos operativos y de cómo cada uno de ellos puede estar afectando a los objetivos de toda la empresa.
Además, desarrollar un mapa de procesos es una tarea sencilla. Basta con dibujar un cuadro para cada paso y conectarlos con flechas para mostrar un flujo.
Al desarrollar un mapa de procesos se utilizan diferentes símbolos que tienen un significado concreto y permite la interpretación de un modo sencillo.
Entre otros signos podemos mencionar:
- Circulo – Start. Representa el inicio del Mapa de Procesos.
- Circulo – End. Representa el final del Mapa de Procesos
- Representa la conexión entre dos pasos y la dirección del flujo.
- Rectángulo. Representa una actividad de un proceso.
- Rombo Inclinado. Representa una decisión que hay que tomar…
El mapa de procesos se utiliza en diferentes situaciones: planificar nuevos proyectos, resolver problemas, analizar y gestionar los flujos de trabajo o modelar y documentar un proceso.
Qué aporta a las empresas los mapas de procesos
El mapa de procesos es una herramienta analítica de gran nivel la cual aporta una serie de beneficios e información de valor para una empresa:
- Difunde el conocimiento de las funciones y responsabilidades de las partes interesadas.
- Ayuda a identificar los fallos de los procesos y los aspectos que deben mejorarse.
- Facilita la comprensión y la comunicación del proceso entre los equipos, las partes interesadas o los clientes.
- Ayuda a medir la eficiencia de los procesos de trabajo.
- Hace mucho más comprensible y fácil de leer la documentación de los procesos.
Con un mapa de procesos tendremos toda la información explícita e implícita que fortalecerá el desarrollo de un informe real y completo de los procesos y relaciones existentes.
Cómo hacer un mapa de procesos para una empresa
Como ya hemos comentado anteriormente, realizar un mapa de procesos es una tarea sencilla que tan solo requiere tener las ideas claras.
Veamos algunas de las consideraciones a tener en cuenta para plasmar un óptimo mapa de procesos:
Identificar el proceso que se necesita mapear
En primer lugar, se debe identificar el proceso a mapear y conocer toda su información. Para ello es necesario tener a las personas implicadas en el proceso para asegurarse de que se cubren todos los aspectos del proceso al trazarlo.
Organizar los pasos en orden secuencial
Cada proceso debe de poseer los pasos que lo definan. Este un paso importante para poder tener mapeado correctamente dicho proceso.
Dibujar el mapa asociado
Una vez que tenemos todo el proceso identificado con todos los pasos asociados se deberá dibuja el papa de procesos.
Encontrar áreas de mejora
Llega el momento de buscar las ineficiencias y los cuellos de botella dentro de los procesos y buscar áreas de mejora.
Aplicar las mejoras en el Mapa de Procesos
Se aplican las nuevas mejoras ideadas para ver si son mucho más eficientes que en el mapa original.
Es recomendable realizar los mapas de procesos lo más fáciles y sencillos posibles de leer y entender por cualquier persona de una empresa. Incluir los detalles necesarios para identificar las áreas de mejora.
Ejemplo
Un ejemplo sencillo de Mapa de Procesos podría ser el siguiente:
Fuente: monografías.com
Un Mapa de Procesos es una herramienta muy eficaz para mejorar los procesos de negocio en cada área de una compañía, siendo una técnica a realizar periódicamente.
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