La también llamada externalización es una solución para cualquier empresa que tenga alguna carencia o una necesidad organizativa, sea cual sea su tamaño.
En algunas ocasiones, o por distintos motivos, pueden verse descuidados algunos servicios de las empresas siendo estos encomendados a empleados sin formación específica, en otros, la baja o puntual demanda de ciertas tareas, suele suplirse con perfiles no adecuados.
Apostando por la externalización queda garantizado el servicio de un profesional específicamente formado que mantenga los estándares de calidad sin tener que invertir tiempo y esfuerzo en formar al suyo propio, pero la función de la externalización no debe emplearse en detrimento de la empleabilidad interna.
Veremos algunos puntos por los que llevar a cabo estrategias de Outsourcing permite contener el gasto en las empresas:
La reducción de costes
La colaboración con empresas externas será más barata que la contratación de personal permanente a tiempo completo para realizar tareas que no son una función específica de la empresa.
“El estudio por parte de la organización para identificar estas tareas es primordial. Ya que lo que un principio resulta ser una tarea esporádica, con el tiempo puede requerir una contratación interna de dichos activos.”
No solo se ahorrará tiempo y dinero en la contratación, sino que su beneficio también se ampliará a otros gastos. La externalización permite reducir las inversiones en infraestructuras y tecnología a través de la contratación de determinados servicios a un proveedor externo.
Esta contratación conlleva el establecimiento de un precio fijo por lo que podremos obtener una previsión detallada del coste del servicio.
Además, al evitar esas grandes inversiones iniciales tanto en infraestructuras como en tecnología, se amplía la capacidad de destinar recursos a proyectos nuevos que puedan posicionar a las compañías en un puesto clave dentro del mercado competitivo.
Focalización en la actividad principal
Decidirse a subcontratar a proveedores externos para realizar las tareas de algunos servicios (por ejemplo el de recepción) permite que la propia compañía y su personal pueda centrarse en las actividades clave de su negocio. Además, al no consumir recursos humanos y financieros de áreas que no son estratégicas para su actividad principal, se logra un mayor rendimiento pues se evitan desviaciones innecesarias.
Poder emplear mejor los propios recursos influirá positivamente en la productividad de la empresa y aumentará su potencial de crecimiento. Contratar determinados procesos complejos mediante proveedores externos con conocimientos específicos en esas materias asegura un resultado de calidad.
Incremento de la productividad
Entre las ventajas de asignar un trabajo concreto a una empresa especializada en esa área específica encontramos la reducción del tiempo de realización de los proyectos evitando la inversión de un tiempo muy valioso en tareas como la selección de personal, su formación o las adquisiciones del equipo requerido. Ejecutar el mismo trabajo en un menor plazo aumenta de forma significativa la productividad empresarial.
Por su parte, el resultado final al seguir una estrategia de externalización de servicios es lograr que la empresa adopte una buena posición estratégica en un mercado competitivo y en un entorno globalizado.
Mayor flexibilidad
El outsourcing permite reducir los costes de su empresa logrando una mayor productividad de forma flexible. Asimismo, confiar en una empresa externa facilita la adaptación a los cambios que se producen en el mercado. Ejemplo de ello es contratarlos solo en el momento en el que se necesiten, como en aquellas operaciones que se deban llevar a cabo estacionalmente.
Acceso a las últimas tecnologías
Contratar a una empresa de outsourcing adecuada permite disponer de la tecnología más novedosa sin tener que hacer grandes inversiones en equipos o en formar a personal especializado en las mismas. Lógicamente, si la empresa cuenta con las últimas tecnologías podrá iniciar nuevos proyectos de forma inmediata.
Las áreas más solicitadas
Independientemente del tamaño de la empresa, hay ciertas áreas susceptibles de una mayor externalización. El área de producción que abarcaría servicios logísticos, servicios auxiliares a la industria y todo lo relacionado con informática y tecnología sería una de ellas.
Una empresa, debe valorar sus necesidades de una forma técnica, a través de una auditoría de procesos, puede definir cuáles resultan beneficiosos tenerlos “en casa” y siempre disponer del conocimiento de estos profesionales
El área de administración incluyendo todo aquello relacionado con limpieza, control de acceso, grabación de datos y traducciones de documentos es asimismo otra de las más externalizadas por las empresas.
Por último, cabría señalar todo lo asociado con el área comercial como pueden ser los equipos comerciales, la promoción y el telemarketing.
Requisitos para una buena externalización
Entre los diversos aspectos que van a influir en el éxito del outsourcing están la cuidadosa selección de proveedores, acuerdos bien estructurados (tanto los subcontratos como los proveedores), justificación financiera a corto plazo o atención a los problemas de personal.
Sin embargo cabe señalar cinco como los más importantes:
- La comunicación: debe ser abierta, clara y coherente. Las partes interesadas deben comprender claramente su papel en el proceso. Cualquier cambio que deba realizarse sobre la marcha tendrá más éxito si el contratista y la empresa los comunican claramente.
- El apoyo ejecutivo: los objetivos estratégicos, como las iniciativas de subcontratación que nos ocupan, deben provenir del escalón más alto de una empresa. La alta dirección debe articular las metas y objetivos de la iniciativa de subcontratación y debe comunicar cómo el proceso beneficiará a la organización. El liderazgo ejecutivo no concluye con la firma del contrato sino que debe continuar mientras esté vigente.
- La gestión de relaciones: la persona que administra a los contratistas debe mantener una relación continua con ellos. Esto incluye controlar el trabajo y asegurar su bienestar resolviendo posibles incidencias. Además, deben reunirse regularmente para valorar y analizar dicha relación de subcontratación así como identificar y resolver cualquier problema y de esta manera asegurar la satisfacción permanente.
- La relación tiempo, costes y retorno: A la larga, se debe analizar si la relación con las empresas de Outsourcing es beneficiosa para la empresa, siempre se ha de poner en valor los logros obtenidos, pero no debemos olvidar que llegado el momento deberás decidir si continuar con este proveedor, cambiarlo por otro o contratar en interno.
- Política de Bonus: Incentiva a las empresas y trabajadores de las empresas de subcontratación. Como si fuesen un activo más de tu empresa, trátalos de forma igualitaria siguiendo la misma política de Kpis que te hemos enseñado en nuestro blog. Con esto mejorarás la pertenencia de un externo a tu organización, mejorando la productividad a través del incentivo.
Desventajas del outsourcing
Pero no todo iban a ser ventajas. Todo en todas las acciones o estrategias de negocio existen partes buenas y partes no tan buenas.
En relación con la externalización de servicios, las principales desventajas pueden ser la falta de control o seguimiento de las acciones subcontratadas y la falta de inmediatez. Es decir, si las tareas contables se llevaran a cabo por un equipo interno se podrían comprobar, solicitar o analizar de manera inmediata y mucho más fácilmente que si está externalizada.
Otra desventaja puede ser la implicación. Es evidente que no se está tan vinculado a una empresa si trabajas en una agencia de servicios que para una sola compañía. Aunque en la mayoría de los casos los trabajadores son muy profesionales y hacen su trabajo a la perfección, el grado de implicación puede ser un factor para tener en cuenta.
Como se puede ver, existen ventajas y desventajas en cuanto a la externalización de servicios que las empresas, bien sean grandes multinacionales o pymes, deben valorar antes de iniciar un contrato de outsourcing.
¿Qué departamentos se pueden externalizar?
Ahora que conoces las mejores prácticas, te mostramos cuáles son los principales departamentos que se suelen externalizar.
- Asesoría contable: es probable que una pequeña o mediana empresa no disponga de los recursos necesarios para llevar a cabo todos los trabajos relacionados con la contabilidad. La carga de trabajo contable en cualquier empresa es muy elevada y, muchas veces, no es posible abarcarlo con los propios recursos de la sociedad.
- Asesoría jurídica: es otro tema que en muchas ocasiones a las pymes se les queda grande. Un coste de asesoría en temas legales mensual es mucho más rentable que disponer de una persona o un equipo dentro de la organización interna de la empresa.
- Marketing y publicidad: este departamento cada vez se está externalizando más. Llevamos años en los que las agencias de marketing y publicidad han crecido en gran medida y esa apertura de mercado ha provocado que los precios se ajusten y sean más accesibles a las pequeñas y medianas empresas. La asesoría, y en la mayoría de los casos ejecución, en cuestiones de estrategia y acciones relativas al marketing, online y offline, y campañas publicitarias es una cuestión de actualidad para dinamizar las marcas y los pequeños comercios.
- Limpieza de oficinas: un clásico de outsourcing desde hace décadas. Las empresas de que ofrecen este tipo de trabajos se han ido especializando en tareas muy concretas, ofreciendo precios competitivos adaptados a las necesidades de las compañías demandan personal de limpieza.
- Servicio de atención al cliente: el servicio de atención al cliente se ha ido externalizando sobre todo en las grandes empresas. Una pyme hace la atención dentro de su propia organización pues es muy raro que pueda disponer de una partida presupuestaria como para subcontratar este servicio. No así, como decimos, las grandes compañías, que han visto en la externalización de la atención al cliente una manera de ahorrar costes y dejar a empresas especializadas este tipo de trabajos.
- Gestión documental: en la era de la digitalización y la revolución tecnológica, el paso de documentos físicos a digitales está a la orden del día. Por eso muchas empresas que trabajaban tradicionalmente en papel se están pasando a lo digital y necesitan que esos documentos sean digitalizados.
