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Desconecta y recarga pilas: Las claves para que los empleados organicen con éxito sus vacaciones

Las vacaciones son un derecho que está recogido en la propia Constitución Española. Para muchos de tus empleados, probablemente sea el momento del año que con más ilusión esperan. Sin embargo, puede que para quienes las coordinan se convierta en un auténtico quebradero de cabeza. Y es que la gestión de las vacaciones de los empleados es una tarea que, en determinadas circunstancias, puede llegar a plantear algunas dificultades.

¿Qué marca la legislación en materia de vacaciones de empleados?

Para evitar llegar a este punto, es importante que conozcas lo que marca la legislación en materia de regulación de vacaciones de empleados. Si eres el responsable de recursos humanos encargado de organizar los cuadrantes, conviene que domines a la perfección lo que establecen al respecto el Estatuto de los Trabajadores y el Convenio 132 de la Organización Internacional del Trabajo.

En ellos se viene a decir que no pueden ser inferiores a 30 días naturales, que serán retribuidas y que no pueden ser sustituidas por una compensación económica. También, que cada empresa deberá encargarse de fijar el calendario y que el trabajador deberá conocer con al menos dos meses de antelación las fechas que le corresponden para su disfrute.

En este último punto profundiza la Directiva 2003/88/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, que igualmente regula supuestos especiales como el derecho a conservar las vacaciones cuando estas coinciden con un período de incapacidad temporal, o lo que sucede en cada caso cuando se extingue la relación laboral entre la empresa y el asalariado.

En España, la última legislación consolidada en materia laboral corresponde al Real Decreto-ley 32/2021, de 28 de diciembre, de medidas urgentes para la reforma laboral, la garantía de la estabilidad en el empleo y la transformación del mercado de trabajo.

Consejos a la hora de organizar las vacaciones de tus empleados

Partiendo de este punto, puedes aplicar una serie de recomendaciones que te ayudarán a organizar las vacaciones de tus empleados con éxito. En este sentido, tener en cuenta las necesidades de cada miembro de tu equipo y tratar de satisfacerlas, en la medida de lo posible, te permitirá mejorar el clima laboral de tu organización y, de este modo, aumentar su productividad.

Favorece la conciliación

Intentar que la vida laboral de los trabajadores encaje de la mejor manera con la personal y familiar es una tendencia que cada vez está teniendo una mayor acogida.

Aunque, como empresario, no tienes ninguna obligación de dejar que tu personal sea quien decida cuándo quiere irse de vacaciones, ser flexible te reportará a la larga más beneficios que perjuicios. Siempre que el ritmo normal de trabajo no se vea comprometido, no está de más que intentes contentar a todos.

Quizás tu compañía tenga recursos suficientes y pueda permitirse contrataciones temporales para cubrir huecos durante el período vacacional. En caso contrario, tu actitud positiva y condescendiente hacia tu equipo hará que sus integrantes se sientan en el compromiso de arrimar el hombro durante este tiempo para que la productividad no se resienta.

Ten en cuenta los momentos de mayor actividad

En cualquier caso, es importante que repases el calendario de actividad de la empresa para asegurarte de que contarás con los efectivos suficientes en los días más complicados. Salvo en sectores específicos como, por ejemplo, el turismo o la hostelería, lo normal es que en periodos como el verano, la Navidad o la Semana Santa, esta decaiga notablemente.

De ello dependerá la manera en la que deberás organizar las vacaciones de los empleados. Lo más probable es que tengas que practicar una reestructuración de la carga de trabajo. Para que todo vaya bien, quizás haya que reasignar funciones y tareas de modo temporal. Si este es el caso, procura que el reparto sea equitativo para evitar conflictos y que la productividad no se resienta.

Establece turnos rotativos

Poner de acuerdo a todos los empleados de una empresa y que la distribución de las vacaciones deje a todo el mundo satisfecho, en la mayoría de los casos, es una misión imposible. Por esta razón, es recomendable que establezcas turnos rotativos para que la asignación de días libres se pueda ver compensada. Es decir, que tarde o temprano todos los trabajadores vayan a pasar por todos los turnos de vacaciones y de días libres.

Esta es una estrategia muy útil para evitar que se produzcan conflictos y para garantizar que la organización va a contar siempre con los efectivos mínimos necesarios. En cualquier caso, como antes señalamos, da prioridad a las necesidades de cada uno siempre que sea posible, y siempre que ello no genere desavenencias.

Utiliza herramientas de gestión de vacaciones de empleados

La implementación de softwares de gestión de vacaciones de empleados se hace cada vez más necesaria, sobre todo, si de tu departamento de recursos humanos depende un número considerable de trabajadores. Si es así, estas herramientas te van a simplificar mucho el trabajo.

Principalmente, porque permite agilizar trámites al automatizar las solicitudes y diseñar un cuadrante en el que podrás saber en todo momento quiénes y con cuántos efectivos cuentas en cada momento. Esta información será accesible para responsables de área, que así sabrán de qué manera organizar el trabajo.

También para los propios trabajadores, que de este modo tendrán claro cuándo y con qué compañeros les toca trabajar para que así no haya confusiones o malos entendidos.

Desde un simple documento de Excel hasta otras aplicaciones más especializadas y avanzadas como, por ejemplo, las soluciones que ofrece UP Spain, estas herramientas te harán la vida mucho más sencilla y te ayudarán a optimizar tus recursos. Las más sofisticadas incorporan funciones como la evaluación del desempeño, el control horario o la selección de personal.

Planificación, comunicación y organización, las claves del éxito

En resumidas cuentas, las claves para una gestión de vacaciones de empleados exitosa radica en la planificación, la comunicación y la organización. Diseñar el cuadrante con suficiente antelación te permitirá llegar a acuerdos con los trabajadores para que todos queden satisfechos. Contar con la opinión de cada uno de ellos hará que se sientan reconocidos e integrados. Y organizar debidamente la carga de trabajo en función de los efectivos disponibles evitará que la productividad se vea afectada. ¿Necesitas asesoramiento? Contacta con Up Spain y te ayudaremos a resolver cualquier situación que nos presentes. 

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