Diagrama de Gantt. Cómo crearlo (plantilla gratis)

La gestión del tiempo es fundamental para lograr obtener el mejor rendimiento posible en los diferentes procesos de negocio. Hay diferentes herramientas que ayudan a esta gestión; en este artículo vamos a centrarnos en el diagrama de Gantt, una de las opciones para la gestión de proyectos más interesantes.

Una de las causas de una mala organización y desarrollo de cualquier proyecto de negocio, está vinculado a la mala gestión del tiempo. Para que no suceda esto, es necesario tomar medidas e integrarlas dentro de la metodología de trabajo de toda empresa.

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Para mejorar como se organiza y desarrolla el trabajo vinculado a un proyecto, existen varias metodologías o herramientas, como el diagrama de Gantt. Veamos en qué consiste el diagrama de Gantt y qué ventajas puede ofrecer para la gestión de proyectos y del tiempo.

Qué es un diagrama de Gantt

Un diagrama de Gantt es una herramienta de gestión de proyectos que ayuda a planificar y programar proyectos de todos los tamaños, aunque son especialmente útiles para simplificar proyectos complejos.

Se representa mediante un gráfico de barras horizontales, los cuales definirán determinados conceptos que servirán para la administración de proyectos y sus tiempos.

La facilidad con la que es posible visualizar las fases y tiempos de cualquier proceso o proyecto, hace del diagrama de Gantt un recurso muy útil y eficaz para una mejor optimización de la producción de las empresas.

Para qué sirve crear el diagrama de Gantt en las empresas

Los diagramas de Gantt se utilizan para planificar y programar proyectos. Un diagrama de Gantt es muy útil porque permite simplificar proyectos complejos en un plan fácil de seguir, y hacer un seguimiento del estado de las tareas a medida que avanza el trabajo.

También ayuda a hacer un seguimiento de los plazos del proyecto, los hitos y las horas trabajadas, para que pueda detectar y abordar los retrasos o los excesos antes de que causen estragos en los proyectos.

En otras palabras, permite analizar de forma visual las actividades del proyecto y el tiempo previsto para llevar a cabo su desarrollo. Es un recurso muy eficaz a la hora de gestionar los planes de acción empresarial, ya que cada miembro puede llevar un control de su trabajo, indicando el inicio, el final y la duración de la actividad.

Cómo hacer el diagrama de Gantt

Realizar un diagrama de Gantt es una tarea sencilla, no requiere la necesidad de grandes conocimientos técnicos.

Los diagramas de Gantt se crean utilizando aplicaciones de sistemas de información de gestión de proyectos o incluso con sencillas hojas de Excel.

Lo más importante es tener claro y hacer una buena planificación para luego aplicar en el diagrama de Gantt.

Define los detalles del Proyecto. Concreta todos los detalles del proyecto. Asegúrate que es un proyecto realizable en el área de tu competencia y cuentas con los recursos necesarios, tanto de personal como de herramientas, conocimientos etc.
Tareas. Todo proyecto debe tener asociadas una lista de tareas para ser desarrolladas para lograr el objetivo. Selecciona bien las tareas, incluso puedes diferenciarlas entre más importantes y menos. Pero cuida de no añadir tareas que no aporten nada al proyecto.
Tiempos. Cada tarea o actividad identificada debe de tener asignado un tiempo. Estos tiempos deben ser necesarios y mesurados para lograr cerrar cada tarea. Es necesario ser específico marcando días y horas (si fuese necesario).
Asignar responsabilidades de las tareas. Asigna un responsable para cada una de las tareas. Este es un paso importante para tener la ideas claras de cómo se desarrollará el proyecto.
Monitorizar el Progreso. Una vez desarrollado el diagrama de Gantt, cada responsable de tareas deberá verificar los tiempos y el avance de cada tarea. Es conveniente realizar revisiones periódicas en conjunto con todo el equipo.

Ventajas de crear el diagrama

En términos generales, el diagrama de Gantt facilita una perspectiva general de un proyecto. Además de esto, las ventajas son muchas para una empresa:

Visualmente atractivo y fácil de entender.
Mejora la eficiencia y ayuda a gestionar los recursos.
Mejora el seguimiento.
Aumenta la productividad.
La información compleja sea vuelve más sencilla de comprender.
Facilita la fijación de plazos y expectativas realistas.

Plantillas para crear el diagrama de Gantt

Existen tantas plantillas de Diagramas de Gantt como tipos de proyectos. Por tanto, deber ser el director o responsable del proyecto el que cree el diagrama junto con el equipo.

Si necesitas crear un diagrama de Gantt, te ofrecemos un plantilla excel para poder realizarlo más fácilmente.